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# Enviar plantillas de documentos con flujos de trabajo

> Envía tus plantillas de propuestas y contratos de forma automática con un flujo de trabajo en el momento justo.

Con **Documentos y contratos** puedes crear plantillas profesionales (propuestas, presupuestos, contratos de servicio) y enviarlas solas con un flujo de trabajo cuando pasa algo concreto: se agrega una etiqueta, una oportunidad cambia de etapa o un cliente llena un formulario. El documento llega en el momento justo, sin seguimiento manual, y tú ves su estado desde tu CRM.

## Para qué te sirve

* Enviar contratos automáticamente cuando ocurre un evento.
* Reutilizar plantillas con contenido dinámico (valores personalizados).
* Recoger firmas electrónicas válidas en segundos.
* Incluir productos y precios dentro del documento.
* Seguir el envío, la firma y la finalización.
* Encadenar acciones de seguimiento cuando el documento se firma.

## 1. Crea la plantilla

**1. Abre una plantilla nueva**

Ve a **Pagos → Documentos y contratos → Plantillas**, haz clic en **+ Nuevo** y elige **Crear nueva plantilla**. Ponle un nombre, por ejemplo "Propuesta".

**2. Diseña el contenido**

Usa **Agregar elemento** para construir el documento:

* **Imagen**: tu logo o elementos de marca.
* **Texto**: condiciones, descripción de servicios, etc.
* **Valores personalizados**: datos dinámicos como el nombre o el correo del contacto.
* **Lista de productos**: servicios o artículos con precios de tu catálogo. Con **Mostrar imagen en la lista** decides si se ve la foto del producto, y si creas un producto desde el editor también puedes subir su imagen.
* **Firma**: el espacio donde firma el cliente.

**3. Guarda la plantilla**

Haz clic en **Guardar**. Solo las plantillas guardadas aparecen en el flujo de trabajo.

> [!NOTE]
>
> Puedes editar una plantilla cuando quieras desde la pestaña **Plantillas**, pero los cambios no afectan a documentos ya enviados ni a borradores ya creados.

### Asignar campos al remitente

Si en la plantilla hay campos que debe firmar alguien de tu equipo, no tienes que editarla para cada vendedor:

1. En el editor de la plantilla, agrega un campo de **Firma** (u otro campo rellenable).
2. En el panel **Propiedades**, en **Para ser firmado por**, elige **Remitente** (Sender). El remitente es el usuario que envía el documento, y el flujo lo asigna en el momento del envío.

### Asignar campos a un miembro concreto del equipo

Si siempre firma la misma persona:

1. Haz clic en el campo rellenable (por ejemplo, Firma).
2. En **Propiedades**, abre **Para ser firmado por** y selecciona al miembro del equipo.
3. Guarda la plantilla.

Cada documento generado con esa plantilla tendrá el campo asignado a esa persona.

## 2. Envía el documento con un flujo de trabajo

Para usar la acción **Enviar documentos y contratos**, la plantilla debe estar guardada y el contacto debe tener un correo válido.

**1. Crea el flujo**

Ve a **Automatización → Flujos de trabajo**, haz clic en **+ Crear flujo de trabajo** y elige **Empezar desde cero**.

**2. Elige el disparador**

Por ejemplo, **Etiqueta agregada** u **Oportunidad actualizada**.

**3. Agrega la acción**

Añade **Enviar documentos y contratos** y configúrala:

* Ponle un nombre a la acción.
* Elige el usuario **Desde** (From user): quién envía el documento y recibe las notificaciones.
* Selecciona la plantilla guardada.
* Si la plantilla tiene campos de **Remitente**, en **Asignar campos del remitente a** elige **Usuario remitente** (firma quien envía desde el flujo) o **Propietario de la plantilla** (firma el último usuario que actualizó la plantilla).
* Elige el modo: **Enviar directamente** o **Crear como borrador**.
* Elige el canal: correo, SMS o ambos.

**4. Guarda y publica**

Haz clic en **Guardar** y luego **Publica** el flujo.

> [!WARNING]
>
> Aunque elijas SMS, el contacto necesita un correo registrado. Si no lo tiene, el contrato se genera pero se queda en **Borradores** hasta que agregues el correo.

> [!TIP]
>
> Usa **Crear como borrador** mientras pruebas el flujo o si prefieres revisar cada documento antes de enviarlo manualmente.

## Qué recibe el contacto

El contacto recibe un correo con su nombre, los datos de la propuesta o contrato y un enlace seguro. Hace clic, revisa y firma desde el navegador, sin crear cuenta ni descargar nada.

## Seguir el estado del documento

Ve a **Pagos → Documentos y contratos → Todos los documentos y contratos** y usa las pestañas:

* **Borradores**
* **Esperando a otros**
* **Completados**
* **Pagos**

## Preguntas frecuentes

> **¿Puedo editar un documento después de enviarlo?**
>
> Solo si lo creaste con **Crear como borrador**. Si se envió directamente, queda bloqueado y no se puede editar.

> **¿Qué pasa si el contacto no firma?**
>
> El documento se queda en **Esperando a otros**. Puedes reenviarlo o hacer seguimiento manual, o crear un flujo que le recuerde firmar.

> **¿Puedo enviarlo a más de una persona?**
>
> Sí. Un mismo documento admite varios destinatarios, cada uno con sus propios campos de firma.

> **¿Puedo cobrar cuando firman?**
>
> Sí. Si la plantilla incluye una lista de productos con precios, puedes activar el cobro con Stripe u otro proveedor de pagos conectado.

> **¿Las firmas tienen validez legal?**
>
> Sí. El proceso de firma electrónica cumple con las principales normativas de firma digital y deja un registro auditable.

> **¿Se puede firmar desde el celular?**
>
> Sí. Los documentos se adaptan al móvil y se firman desde el navegador del teléfono.

> **¿Puedo ver el documento antes de que se envíe?**
>
> Sí. Configura la acción en modo **Crear como borrador**, revisa el documento y envíalo manualmente.

> **¿Por qué el envío por SMS necesita un correo?**
>
> El correo del contacto se usa como identificador obligatorio para el seguimiento, el historial de versiones y el ciclo de vida del contrato. Aunque lo entregues por SMS, el contacto debe tener un correo en su ficha.

## Artículos relacionados

> **[Disparador de Documentos y contratos](https://help.chateea.com/docs/documentos/disparador-documentos-y-contratos.md)**
>
> Reacciona cuando un documento se ve o se firma.

> **[Valores de oportunidad en plantillas](https://help.chateea.com/docs/documentos/valores-de-oportunidad-en-plantillas.md)**
>
> Rellena datos del acuerdo automáticamente.

> **[Varios destinatarios en un documento](https://help.chateea.com/docs/documentos/varios-destinatarios.md)**
>
> Firmantes, copias y destinatario principal.

> **[Facturas automáticas al firmar](https://help.chateea.com/docs/documentos/facturas-automaticas-al-firmar.md)**
>
> Cobra en el mismo momento de la firma.


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