> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://help.chateea.com/docs/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Guía de Chateea para coaches y consultores > Configura captación, calificación, consultas, pipeline, cobros, incorporación y reseñas para tu negocio de coaching o consultoría. Esta guía te propone una configuración de Chateea pensada para coaches y consultores: negocios que captan prospectos, los califican, agendan consultas, cierran ventas y mantienen la relación con el cliente después de la compra. Conecta en un solo recorrido la captación, la IA conversacional, los calendarios, los pipelines, los pagos, la incorporación de clientes, las reseñas y los informes. Un recorrido típico de un cliente de coaching o consultoría es: ```text theme={null} Captar → Calificar → Agendar → Dar seguimiento → Convertir → Incorporar → Entregar → Reseña → Retener → Medir ``` Tu proceso puede variar si ofreces llamadas de diagnóstico gratuitas, consultas pagadas, coaching recurrente, consultoría por proyecto o cursos. Úsala como punto de partida y adapta cada etapa a tu modelo. ## Qué ganas con esta configuración | Beneficio | Qué significa en la práctica | | - | - | | **Prospectos centralizados** | Todas las consultas, vengan de donde vengan, quedan en tus contactos. | | **Seguimiento más rápido** | Respuestas automáticas, flujos de trabajo e IA conversacional atienden a cada prospecto nuevo. | | **Calificación ordenada** | Reúnes la información que necesitas para saber si alguien encaja antes de invertir tiempo en una llamada. | | **Reserva de consultas sencilla** | Los prospectos calificados tienen un camino claro para agendar una consulta gratuita o pagada. | | **Pipeline visible** | Ves en qué punto está cada prospecto, desde la primera consulta hasta el cierre. | | **Incorporación automática** | Después de la venta se disparan la bienvenida y los accesos del cliente. | | **Relación continua** | Reseñas, campañas de seguimiento, renovaciones, ventas adicionales y reactivación. | | **Métricas a la vista** | Prospectos, citas, oportunidades e ingresos en tus paneles. | ## Orden recomendado de configuración Construir en este orden asegura que cada etapa tenga lo que necesita la siguiente. Empieza por la comunicación y la estructura de ventas antes de agregar automatizaciones avanzadas o IA. 1. Configura tus canales de comunicación principales. 2. Crea tu calendario de consultas. 3. Crea tu pipeline de ventas. 4. Conecta un proveedor de pagos si vas a cobrar desde Chateea. 5. Crea tus formularios, solicitudes, páginas u otros puntos de entrada. 6. Configura la calificación de prospectos. 7. Crea los recordatorios de cita y el seguimiento de inasistencias. 8. Configura el proceso de venta y cobro. 9. Crea la incorporación de clientes. 10. Configura las solicitudes de reseñas. 11. Crea campañas de retención y reactivación. 12. Arma paneles o informes con las métricas que quieres seguir. Agrega funciones opcionales como IA conversacional, Portal del cliente, Cursos o Comunidades solo cuando encajen con tu modelo. ## Capta prospectos Los puntos de entrada dependen de dónde llegan tus prospectos: web, anuncios, referidos, llamadas o redes sociales. | Punto de entrada | Para qué sirve | | - | - | | **Formularios** | Captar datos de contacto y algunas preguntas básicas. | | **Encuestas o solicitudes** | Reunir información más detallada cuando el prospecto debe calificar antes de la consulta. | | **Páginas de destino** | Crear experiencias por campaña: lead magnets, consultas, seminarios web u ofertas de programas. | | **Widget de chat** | Dar a los visitantes una forma conversacional de preguntar o iniciar una consulta. | | **Mensaje por llamada perdida** | Responder automáticamente cuando un prospecto llama y no puedes contestar. | | **Llamadas entrantes** | Llevar las consultas telefónicas a tu proceso normal de gestión de prospectos. | | **Fragmentos de texto** | Guardar respuestas frecuentes para quien atiende las conversaciones a mano. | ### Recupera prospectos con el mensaje por llamada perdida Una llamada perdida puede ser un prospecto que está buscando ayuda justo ahora. El mensaje automático reconoce la llamada y le da una forma de seguir la conversación por SMS: ```text theme={null} Llamada perdida → SMS automático → El prospecto responde → Calificación → Reserva de consulta ``` Usa ese mensaje para disculparte por no atender y guiar al prospecto hacia el siguiente paso. > [!NOTE] > > Google retiró el chat de los Perfiles de Empresa en julio de 2024, por eso no forma parte de esta guía. ## Califica a los prospectos nuevos Calificar te ayuda a identificar quién encaja con tu oferta antes de dedicar tiempo de ventas. El proceso depende del precio, la complejidad y los requisitos de tu servicio. Información que puedes reunir: * El objetivo o reto principal del prospecto. * El servicio o programa que le interesa. * En qué plazo quiere empezar. * Contexto personal o de negocio relevante. * Presupuesto o inversión esperada, cuando tenga sentido. * Cualquier otro criterio que determine si tu oferta le conviene. Puedes calificar con formularios o solicitudes, encuestas, condiciones en flujos de trabajo, etiquetas o campos personalizados, conversaciones manuales o IA conversacional. ### Califica con IA conversacional La IA conversacional puede responder preguntas frecuentes, recopilar datos del prospecto y llevar a los calificados al calendario de consultas adecuado. Es especialmente útil cuando llegan consultas fuera de horario o recibes muchas preguntas repetidas. Configura el bot según tu proceso real de ventas para que sepa: * Qué preguntas comunes recibe tu servicio de coaching o consultoría. * Qué información debe pedir a cada prospecto. * Qué criterios de calificación aplican a tu oferta. * Qué calendario debe ofrecer a un prospecto calificado. * Cuándo debe pasar la conversación a una persona del equipo. ## Agenda consultas La consulta es el puente entre la calificación y la conversación de venta. Puedes ofrecer una llamada de diagnóstico gratuita, una sesión estratégica pagada o distintos tipos de consulta según el servicio. Crea el calendario adecuado y configura: * La disponibilidad y la duración de la cita. * La información obligatoria al reservar. * La confirmación y los recordatorios. * Las opciones para reprogramar o cancelar. * El seguimiento de inasistencias. | Tipo de consulta | Cuándo usarla | | - | - | | **Llamada de diagnóstico gratuita** | Cuando el objetivo es confirmar si hay encaje, entender la necesidad y recomendar un servicio. | | **Consulta pagada** | Cuando la sesión en sí tiene valor: sesión estratégica, evaluación, auditoría o asesoría. Usa el cobro en calendarios. | | **Reserva con IA conversacional** | Cuando quieres que el bot guíe al prospecto calificado hasta un horario disponible y cierre la reserva en la misma conversación. | ### Da seguimiento a las inasistencias Una consulta perdida no significa un prospecto perdido. Crea un flujo de trabajo que: 1. Detecte la cita a la que no se presentó. 2. Envíe un mensaje de seguimiento. 3. Ofrezca una opción para reprogramar. 4. Cree una tarea interna de seguimiento cuando convenga. 5. Mueva la oportunidad a la etapa correspondiente del pipeline. ## Gestiona los prospectos en el pipeline El pipeline le muestra a tu equipo en qué punto está cada prospecto. Las etapas deben reflejar los pasos reales de tu venta, no una plantilla fija. Un ejemplo: ```text theme={null} Nuevo prospecto → Calificado → Consulta agendada → Asistió → Propuesta → Ganada / Perdida ``` Según tu proceso, puedes añadir etapas como **No asistió**, **En seguimiento**, **Decisión pendiente** o **Seguimiento a largo plazo**. Usa flujos de trabajo para crear o actualizar oportunidades automáticamente cuando: * Se capta un prospecto calificado. * Se agenda una consulta. * Una cita se completa o el prospecto no asiste. * Se recibe un pago. * El prospecto se convierte en cliente. ## Convierte consultas en clientes La forma de cobrar debe coincidir con la forma de vender. Una sesión estratégica, un programa de varios meses y un proyecto de consultoría necesitan métodos de pago distintos. | Modelo | Cómo cobrar | | - | - | | **Consulta pagada** | Cobra al reservar en el calendario. | | **Programa o paquete** | Usa una página de pago o un enlace de pago. | | **Consultoría por proyecto** | Envía una factura cuando el acuerdo requiere un monto formal. | | **Coaching recurrente** | Usa un pago recurrente o una suscripción. | | **Cobro durante la conversación** | Envía un enlace de pago por texto cuando el cliente ya decidió. | > [!NOTE] > > Conecta un proveedor de pagos compatible antes de usar cualquier función que dependa de cobros. ## Incorpora a los clientes nuevos Una incorporación ordenada le explica al cliente qué pasa después de comprar y le da a tu equipo la información para empezar. Automatizar los pasos rutinarios reduce el tiempo entre el pago y el inicio del servicio. Cuando un prospecto se convierte en cliente, puedes disparar automáticamente: * Un correo o SMS de bienvenida. * Un cuestionario o formulario de admisión. * Un enlace para agendar la llamada de arranque. * Notificaciones o tareas internas. * El acceso al Portal del cliente. * El acceso a cursos o a una comunidad, si aplica. * Instrucciones para enviar archivos u otra información necesaria. ### Portal del cliente para el acceso continuo El Portal del cliente reúne en un solo lugar los recursos del cliente: cursos, comunidades, facturación, archivos compartidos y configuración de su cuenta. Úsalo cuando tu servicio requiere una experiencia continua para el cliente, más allá de citas y mensajes. ### Cursos para programas de formación Si tu programa incluye lecciones, módulos, grabaciones o ejercicios, los cursos de Chateea son una forma opcional de entregarlos. No todos los negocios de coaching los necesitan: úsalos cuando el contenido digital estructurado forma parte de tu servicio. ## Consigue reseñas y referidos Las reseñas ayudan a los prospectos a conocer la experiencia de otros clientes, pero el momento importa. Pídelas después de un logro significativo, no automáticamente tras cada compra: * Al terminar con éxito un proyecto de consultoría. * Al alcanzar un hito acordado. * Al completar un programa de coaching. * Cuando el cliente te da un comentario positivo. Puedes enviar las solicitudes a mano o automatizarlas con un flujo de trabajo: ```text theme={null} Hito logrado → Solicitud de reseña → Recordatorio si hace falta → Seguimiento continuo ``` ## Retén, vende más y reactiva clientes La relación no termina cuando acaba el programa o el proyecto. Mantener la comunicación te ayuda a detectar clientes que necesitan más servicios y a darle otra oportunidad a los prospectos inactivos. Ideas de campañas: * Renovaciones de coaching. * Sesiones de seguimiento de consultoría. * Programas de nivel superior o servicios adicionales. * Comunicación con exclientes y actividad en la comunidad. * Boletines educativos. * Reactivación de prospectos dormidos y de clientes antiguos. * Anuncios de nuevos programas u ofertas. Segmenta tus audiencias para que clientes y prospectos reciban mensajes acordes a su historial contigo. > [!TIP] > > El boletín es solo una parte de tu estrategia de retención, no todo el plan para que te vuelvan a comprar. ## Mide el rendimiento Los informes te muestran en qué parte del recorrido avanzan bien los prospectos y dónde se atascan. Elige métricas ligadas a tu modelo de ventas: | Métrica | Qué mide | | - | - | | **Prospectos captados** | Consultas nuevas que entran al sistema. | | **Prospectos calificados** | Los que cumplen tus criterios de calificación. | | **Consultas agendadas** | Citas de venta o estratégicas programadas. | | **Tasa de asistencia** | Porcentaje de consultas agendadas que se realizan. | | **Oportunidades abiertas** | Prospectos activos en el pipeline. | | **Oportunidades ganadas** | Prospectos convertidos en clientes. | | **Valor del pipeline** | Valor de las oportunidades activas. | | **Ingresos cobrados** | Pagos recibidos a través de Chateea. | | **Reseñas** | Solicitudes enviadas y reseñas obtenidas. | Crea en **Panel de control** las vistas que mejor se ajusten a tu negocio. ## Preguntas frecuentes > **¿Ofrezco una consulta gratuita o pagada?** > > Depende de tu modelo. Una llamada de diagnóstico gratuita sirve para confirmar el encaje antes de presentar una oferta. Una consulta pagada tiene sentido cuando la sesión aporta valor estratégico por sí sola. Chateea admite ambas: citas gratuitas y citas con cobro en el calendario. > **¿Cómo califico a los prospectos antes de que agenden?** > > Usa formularios, encuestas o solicitudes, campos personalizados, flujos de trabajo, conversaciones manuales o IA conversacional para reunir la información de tu proceso de calificación. Los criterios deben reflejar tu oferta concreta. > **¿La IA conversacional puede agendar consultas?** > > Sí, siempre que el bot y los calendarios estén configurados para ello. También puede recopilar información y responder preguntas antes de llevar al prospecto a la reserva. > **¿Qué hago con un prospecto que no se presentó?** > > Crea un flujo de trabajo que reconozca la inasistencia, ofrezca reprogramar y genere un seguimiento adicional si hace falta. Actualiza también la oportunidad para que tu equipo vea que no asistió. > **¿Cuándo pido una reseña a un cliente?** > > En un momento de éxito: al terminar un proyecto, al cumplir un hito o cuando el cliente te da un comentario positivo. El momento ideal depende de tu servicio. > **¿Cómo reactivo prospectos antiguos?** > > Segmenta a quienes no compraron o dejaron de responder y envíales una campaña de reactivación relevante: una nueva consulta, contenido educativo, un programa nuevo u otro motivo para retomar la conversación. > **¿Necesito el Portal del cliente o los cursos?** > > No, ambos son opcionales. El Portal del cliente es útil cuando tus clientes necesitan acceso continuo a recursos, facturación, archivos, cursos o comunidades. Los cursos sirven cuando tu programa incluye formación digital estructurada. ## Artículos relacionados > **[Reserva de citas con IA conversacional](https://help.chateea.com/docs/ia/reserva-de-citas.md)** > > Deja que el bot agende tus consultas. > **[Configura pipelines y oportunidades](https://help.chateea.com/docs/primeros-pasos/configura-pipelines-y-oportunidades.md)** > > Arma tu pipeline de ventas. > **[Automatizar oportunidades](https://help.chateea.com/docs/oportunidades/automatizar-oportunidades.md)** > > Crea y mueve oportunidades con flujos. > **[Cobrar pagos en calendarios](https://help.chateea.com/docs/calendarios/cobrar-pagos-en-calendarios.md)** > > Cobra tus consultas al reservar. > **[Introducción al Portal del cliente](https://help.chateea.com/docs/portal-cliente/introduccion.md)** > > Un espacio para tus clientes. > **[Enviar solicitudes de reseñas](https://help.chateea.com/docs/reputacion/enviar-solicitudes-de-resenas.md)** > > Pide reseñas en el momento adecuado. > **[Mensaje automático por llamada perdida](https://help.chateea.com/docs/telefonia/sms-automatico-por-llamada-perdida.md)** > > Recupera prospectos que llaman. > **[Crear un panel personalizado](https://help.chateea.com/docs/informes/crear-panel-personalizado.md)** > > Sigue tus métricas clave. 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