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Un flujo de trabajo (o automatización) es una secuencia de pasos que Chateea ejecuta sola cuando ocurre algo en tu negocio. Funciona con una lógica muy simple: cuando pasa esto, haz aquello. Así dejas de repetir a mano tareas como registrar un prospecto, avisar a tu equipo o enviar un recordatorio, y cada cliente recibe la misma atención rápida y consistente. Por ejemplo, en lugar de copiar los datos de cada formulario y escribir un correo de bienvenida, un flujo puede hacerlo por ti en segundos:
  1. Guardar al prospecto en tu CRM con sus datos.
  2. Asignarlo a un vendedor de tu equipo.
  3. Enviarle un mensaje de bienvenida personalizado.

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Por qué automatizar

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Casos de uso habituales

  • Gestión de prospectos: capturar leads de formularios o anuncios, etiquetarlos, asignarlos y enviarles un saludo.
  • Citas: confirmar reservas, enviar recordatorios y dar seguimiento a quienes no se presentan.
  • Atención al cliente: asignar conversaciones y notificar al responsable según lo que pregunta el cliente.
  • Marketing: enviar seguimientos personalizados cuando alguien hace clic en un enlace o abre un correo.

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Las piezas de un flujo

Todo flujo se construye con tres tipos de elementos.

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Disparadores: el punto de partida

El disparador es el evento que pone en marcha el flujo. Es el “cuando” de la automatización. Algunos de los más usados son:
  • Un formulario completado.
  • Un mensaje entrante de un contacto.
  • Una cita reservada.
  • Un pago recibido.
  • Un cambio de etapa en el pipeline.
  • El cumpleaños de un contacto.

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Acciones: lo que hace el sistema

La acción es la tarea que se ejecuta después del disparador. Es el “haz aquello”. Por ejemplo:
  • Enviar un mensaje por WhatsApp, SMS, correo u otro canal.
  • Esperar un tiempo determinado.
  • Agregar o quitar etiquetas, o actualizar datos del contacto.
  • Asignar el contacto a un usuario.
  • Crear una tarea o mover una oportunidad en el pipeline.

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Condiciones: los caminos alternativos

Las condiciones (acción Si/No, If/Else) dividen el flujo en ramas y envían a cada contacto por un camino distinto según sus datos. Por ejemplo, un camino para quien ya compró y otro para quien todavía no. Cada disparador y cada acción tiene su propia configuración y opciones. Este artículo te da la visión general; para detalles concretos, revisa los artículos dedicados a cada uno.

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Cómo crear un flujo

1

Abre la sección de flujos

Ve a Automatización → Flujos de trabajo.
2

Crea un flujo nuevo

Haz clic en Crear flujo de trabajo (Create Workflow). Puedes empezar de tres formas:
  • Desde una receta: estructuras listas para casos comunes que solo tienes que adaptar.
  • Desde una plantilla: elige Seleccionar desde plantilla para ver la biblioteca de flujos prediseñados.
  • Desde cero: arma tu propio flujo con los disparadores y acciones que necesites.
3

Elige el disparador

Define el evento que inicia el flujo, por ejemplo, que un cliente reserve una cita.
4

Agrega las acciones

Indica qué debe pasar después: enviar una notificación, actualizar el contacto, esperar, dividir en ramas, etc.
5

Guarda y prueba

Haz clic en Guardar. Antes de publicar, usa Probar flujo (Test Workflow) con un contacto de prueba para comprobar que todo funciona.
6

Publica

Cambia el estado de Borrador a Publicado. Un flujo en borrador no se ejecuta.
Si prefieres describir la automatización con tus palabras, el constructor de flujos con IA puede generar el borrador por ti.

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Cuidado con las esperas

Las acciones de espera pueden incluir condiciones de salida. La más importante es continuar solo si el contacto no ha respondido. Sin ella, el flujo seguirá enviando mensajes automáticos a un cliente que ya está conversando con tu equipo.

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Recomendaciones clave

  • Publica el flujo cuando esté listo. En borrador no se ejecuta.
  • Usa nombres descriptivos para identificar cada flujo meses después.
  • Configura ventanas de horario para que los mensajes no salgan de madrugada.
  • Prueba con tu propio número antes de activar el flujo para tus clientes.
  • Revisa el historial de ejecución para ver qué pasó con cada contacto y detectar fallos.

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Preguntas frecuentes

El disparador inicia el flujo (por ejemplo, un formulario enviado) y las acciones son las tareas que se ejecutan después (por ejemplo, enviar un correo).
Sí. Un flujo puede tener varios disparadores, muchas acciones, esperas y ramas condicionales para cubrir procesos completos.
No. El constructor es visual: eliges disparadores y acciones de una lista y los configuras con formularios.
Abre la ficha del contacto, ve a Automatización → Agregar flujo de trabajo, elige el flujo, define la hora de inicio y haz clic en Agregar.

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Última modificación el 29 de septiembre de 2026