Para qué te sirve
- Seguimiento automático: envía recordatorios o mensajes personalizados según lo que haga el cliente con el documento.
- Registros al día: actualiza campos del CRM, hojas de cálculo o canales internos con cada movimiento.
- Automatizaciones precisas: filtra por plantilla, estado, tipo de destinatario o valor para que cada tipo de documento tenga su propio flujo.
- Coordinación del equipo: avisa al instante a ventas u operaciones cuando un cliente firma.
- Experiencia personalizada: usa datos del contacto y del documento en los mensajes que salen del flujo.
Configurar el disparador
1
Crea el flujo
En el menú lateral, entra a Automatización y haz clic en + Crear flujo de trabajo. Elige Empezar desde cero.
2
Agrega el disparador
Haz clic en + Agregar disparador. En la lista, busca la sección Pagos y selecciona Documentos y contratos.
3
Ponle nombre
Escribe un nombre claro en Nombre del disparador, por ejemplo “Contrato visto: onboarding”.
4
Agrega filtros
Haz clic en Agregar filtros y define las condiciones (las ves en la tabla de abajo).
5
Guarda
Haz clic en Guardar disparador. El flujo se activará cada vez que un documento cumpla los criterios.
Filtros disponibles
Ideas de uso
- Cuando un contacto firma tu “Contrato de servicio”, envía una secuencia de bienvenida y mueve la oportunidad a Ganada.
- Cuando un documento se ve pero no se firma, espera dos días y envía un recordatorio.
- Cuando el valor del contrato es mayor que un monto alto, notifica al gerente de ventas.
- Cuando un usuario de tu equipo firma un documento de revisión interna, envía un aviso a operaciones.
Preguntas frecuentes
¿Puedo tener flujos distintos si firma un contacto o un usuario del negocio?
¿Puedo tener flujos distintos si firma un contacto o un usuario del negocio?
Sí. Con el filtro Tipo de destinatario eliges si el disparador aplica a Contactos (clientes o prospectos) o a Usuarios del negocio (tu equipo). Por ejemplo, enviar un correo de bienvenida cuando firma un cliente y un aviso interno cuando firma alguien del equipo.
Si un documento se ve y luego se firma, ¿el flujo se dispara dos veces?
Si un documento se ve y luego se firma, ¿el flujo se dispara dos veces?
Sí, si configuraste ambos estados. Cada cambio de estado es un evento independiente. Para evitar mensajes duplicados, agrega condiciones dentro del flujo que revisen etiquetas o campos personalizados antes de actuar.
¿Puedo disparar el flujo solo para contratos de alto valor?
¿Puedo disparar el flujo solo para contratos de alto valor?
Sí. Usa el filtro Valor con el operador “Mayor que” y el monto que definas. Así puedes dar un onboarding especial a clientes grandes o avisar a tus gerentes de los acuerdos importantes.
¿Cómo limito el flujo a ciertas plantillas?
¿Cómo limito el flujo a ciertas plantillas?
Usa el filtro Plantilla y selecciona las que deben activar el flujo. Por ejemplo, una secuencia para quien firma tu contrato de servicio y otra distinta para quien completa un acuerdo de confidencialidad.
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