Cómo funciona la integración
La integración tiene dos partes:- Disparadores (de Calendly hacia Chateea): cinco disparadores que cubren reservas, cancelaciones (hechas por el invitado o por el anfitrión), inasistencias y envíos de formularios de enrutamiento. Cuatro son instantáneos y uno revisa Calendly cada 5 minutos.
- Acciones (de Chateea hacia Calendly): nueve acciones para crear reuniones de un solo uso, reservar en nombre de un invitado, buscar y cancelar eventos, marcar inasistencias, gestionar contactos y buscar usuarios.
Todos los disparadores y acciones de Calendly son acciones premium: cada ejecución se descuenta de la billetera de tu cuenta. Consulta las tarifas vigentes en Configuración → Facturación o en chateea.com/precios. El uso de tu plan de Calendly (usuarios activos, tipos de evento de pago, integraciones) lo cobra Calendly directamente en tu cuenta de Calendly.
Conectar tu cuenta de Calendly
Antes de usar cualquier disparador o acción, tienes que autorizar la conexión con Calendly.Desde el constructor de flujos (recomendado)
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Abre un flujo
Ve a Automatización → Flujos de trabajo y abre o crea un flujo.
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Busca Calendly
Agrega un disparador o una acción, cambia a la pestaña Aplicaciones (Apps) y busca Calendly. Elige cualquier disparador o acción.
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Inicia la conexión
En el panel lateral, haz clic en Conectar tu cuenta (Connect your account).
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Ponle nombre a la conexión
En la ventana de configuración escribe un Nombre fácil de reconocer (por ejemplo “Calendly Ventas” o “Calendly Soporte”) y el Correo asociado a esa cuenta. Ambos datos aparecen en el desplegable Cuenta conectada de cada disparador y acción. Haz clic en Continuar.
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Autoriza en Calendly
Calendly te muestra los permisos que se solicitan. Revísalos y haz clic en Allow. Al volver al constructor, el panel mostrará Conectado.
Desde Configuración
También puedes ir a Configuración → Integraciones, buscar Calendly, hacer clic en Conectar y completar el mismo proceso (nombre, correo y autorización).Disparadores disponibles
El disparador Evento cancelado no es instantáneo porque Calendly no envía un aviso automático cuando el anfitrión cancela, así que la integración lo revisa cada 5 minutos.
Acciones disponibles
Eventos
Invitados
Contactos y usuarios
Ejemplo: configurar el disparador “Invitado creado”
Este ejemplo inicia un flujo cada vez que alguien reserva con un enlace de la cuenta conectada. Los disparadores Invitado canceló, Inasistencia de invitado creada y Nuevo envío de formulario de enrutamiento se configuran igual.1
Agrega el disparador
En el flujo, haz clic en Agregar disparador, abre la pestaña Aplicaciones, busca Calendly y elige Invitado creado.
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Configúralo
- Cuenta conectada: la cuenta de Calendly que quieres vigilar.
- Nombre del disparador: algo descriptivo, como “Nueva llamada de descubrimiento”.
- Alcance de la suscripción: elige Usuario para escuchar solo los eventos del usuario conectado u Organización para escuchar a todos los usuarios de tu organización en Calendly.
- Filtros (opcional): limita el disparador por tipo de evento, dominio del correo del invitado o respuestas a preguntas personalizadas.
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Pruébalo
En el panel Prueba tu disparador, haz clic en Buscar nuevos registros (Find new records). Si no aparece nada, haz una reserva de prueba con un enlace de la cuenta conectada y vuelve a buscar. Selecciona el registro devuelto como referencia y haz clic en Guardar disparador.
Ejemplo: configurar la acción “Crear reunión de un solo uso”
Esta acción genera un enlace de Calendly válido para una sola reserva, ideal para enviárselo a un contacto concreto.1
Agrega la acción
Haz clic en + en el punto del flujo donde quieras la acción, abre la pestaña Aplicaciones, elige Calendly y luego Crear reunión de un solo uso.
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Completa los campos
- Cuenta conectada: la cuenta que será anfitriona.
- Nombre de la acción: por ejemplo “Enlace de llamada de seguimiento”.
- Nombre del evento (obligatorio): lo que verá el invitado.
- Usuario anfitrión (obligatorio): quién atiende la reunión. Si el anfitrión cambia según el contacto, usa antes la acción Buscar usuario.
- Duración en minutos (obligatorio): máximo 720 (12 horas).
- Zona horaria (opcional): nombre IANA, como
America/Mexico_City. Si la dejas vacía, se usa la del anfitrión. - Fecha de inicio y Fecha de fin (obligatorias): la ventana de disponibilidad, en formato
YYYY-MM-DD.
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Prueba y guarda
Haz clic en Probar acción. La prueba crea un tipo de evento real en Calendly y el enlace de reserva aparece en la respuesta. Guarda la acción y prueba el flujo completo antes de publicarlo.
Cómo probar disparadores y acciones
Prueba siempre antes de publicar: la prueba fija la estructura de los datos y te da un registro real para usar en los pasos siguientes.- Disparadores instantáneos: haz clic en Buscar nuevos registros. Si no hay resultados, realiza la acción en Calendly (reserva, cancela o envía un formulario de enrutamiento) y vuelve a buscar.
- Evento cancelado: cancela un evento en Calendly como anfitrión (no como invitado), espera hasta 5 minutos al siguiente ciclo de revisión y vuelve a buscar.
- Acciones: haz clic en Probar acción. Se ejecuta sobre tu cuenta real de Calendly, así que confirma el resultado allí (un nuevo evento de un solo uso, una reserva en el calendario del anfitrión, un contacto actualizado, etc.).
Reprogramaciones
Calendly no envía un aviso específico de “reprogramado”. Cuando un invitado cambia la hora, Calendly envía una cancelación de la cita anterior seguida de una nueva reserva. En tus flujos lo verás como dos disparos: Invitado canceló y luego Invitado creado. Para que tu flujo de cancelaciones no se ejecute con cada reprogramación, agrega una espera (por ejemplo, 30 minutos) después del disparador Invitado canceló y luego una condición que compruebe si el contacto volvió a reservar en ese tiempo. Si reservó, termina el flujo; si no, trátalo como una cancelación real.Ideas de uso
Nueva reserva: sincronizar el contacto y preparar la llamada
Nueva reserva: sincronizar el contacto y preparar la llamada
Disparador Invitado creado → acción Buscar contacto por correo → si no existe, crearlo; si existe, actualizarlo con los datos de la reserva → enviar un SMS o correo previo con la agenda y la información del anfitrión. Por ejemplo, cuando un prospecto agenda una llamada de 30 minutos, el flujo le pone la etiqueta “Origen: Calendly”, guarda la fecha en un campo personalizado y le envía material de preparación.
Cancelación: recuperar la cita
Cancelación: recuperar la cita
Disparador Invitado canceló → espera de 30 minutos → condición: ¿volvió a reservar? Si no, Crear reunión de un solo uso con el mismo anfitrión y una ventana de 7 días → enviar un mensaje amable con el nuevo enlace.
Inasistencia: secuencia de recuperación
Inasistencia: secuencia de recuperación
Disparador Inasistencia de invitado creada → agregar la etiqueta “Recuperar inasistencia” → enviar un mensaje de “te extrañamos” con un enlace nuevo → esperar unos días y, si no reserva, crear una tarea para que un asesor lo contacte personalmente.
Enlace a medida al llegar a una etapa
Enlace a medida al llegar a una etapa
Disparador de un hito de tu negocio (por ejemplo, una oportunidad que pasa a “Propuesta enviada”) → Buscar usuario para obtener el anfitrión asignado → Crear reunión de un solo uso de 45 minutos con 5 días de disponibilidad → enviar el enlace por SMS o correo.
Preguntas frecuentes
¿Qué disparadores son instantáneos y cuáles no?
¿Qué disparadores son instantáneos y cuáles no?
Invitado creado, Invitado canceló, Inasistencia de invitado creada y Nuevo envío de formulario de enrutamiento son instantáneos. Evento cancelado (cancelación hecha por el anfitrión) se revisa cada 5 minutos.
¿Por qué me pide un nombre y un correo al conectar?
¿Por qué me pide un nombre y un correo al conectar?
Sirven para identificar la conexión en el desplegable Cuenta conectada. Si tienes varias cuentas de Calendly conectadas, te ayudan a elegir la correcta en cada paso.
¿Qué devuelve la acción Crear reunión de un solo uso?
¿Qué devuelve la acción Crear reunión de un solo uso?
El enlace de reserva de un solo uso y los datos del evento (anfitrión, duración y ventana de disponibilidad). Compártelo con un solo invitado: podrá reservar dentro de esa ventana sin ver la disponibilidad general del anfitrión.
¿Qué diferencia hay entre la acción Cancelar un evento y que el invitado cancele?
¿Qué diferencia hay entre la acción Cancelar un evento y que el invitado cancele?
Cancelar un evento equivale a que el anfitrión cancele en Calendly y genera la misma notificación de cancelación para cada invitado. Si el invitado cancela directamente en Calendly, se genera esa misma notificación. En ambos casos, el disparador Invitado canceló lo detecta.
¿Qué pasa si Calendly se retrasa en avisar?
¿Qué pasa si Calendly se retrasa en avisar?
Normalmente los avisos llegan en segundos, pero puede haber retrasos puntuales. Los disparadores instantáneos se activan en cuanto llega el aviso. Si Calendly no llegara a enviarlo, el disparador no se ejecutaría, así que en procesos críticos conviene prever una revisión periódica.
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