Configuración de un flujo de trabajo

La pestaña Configuración de cada flujo de trabajo controla cómo entran y salen los contactos, en qué horario se envían los mensajes, qué remitente se usa y qué pasa cuando un contacto responde. Dedicarle dos minutos antes de publicar evita mensajes duplicados, envíos a deshoras y automatizaciones que siguen escribiendo cuando el cliente ya contestó.

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Para qué sirve configurar bien un flujo

• Controlar las entradas: decides si un contacto puede recorrer el flujo más de una vez.
• Enviar a la hora correcta: puedes usar la zona horaria de cada contacto en lugar de una sola para todos.
• Respetar un horario de atención: los mensajes solo salen en las horas y días que definas.
• Pasar la conversación a una persona: el flujo se detiene solo cuando el contacto responde.
• Mantener una imagen coherente: defines un nombre, correo y número de remitente por defecto para todo el flujo.

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Cómo abrir la configuración

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Configuración de contactos

Este grupo define quién entra al flujo, cuántas veces y qué lo saca.

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Permitir reingreso

Indica si un contacto puede entrar al flujo más de una vez.

• Activado: el contacto puede volver a entrar cuando ya terminó el flujo o fue retirado manualmente. Es útil para procesos que se repiten, como seguimientos después de cada compra. Un contacto que sigue activo dentro del flujo no puede entrar otra vez.
• Desactivado: el contacto solo puede recorrer el flujo una vez.

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Permitir varias oportunidades

Aplica a flujos que se disparan por eventos de oportunidades, como Cambio de etapa del pipeline.

• Activado: si un contacto tiene varias oportunidades, entra al flujo una vez por cada oportunidad que cumpla el disparador. Cada negocio tiene su propia secuencia.
• Desactivado: el contacto solo entra por la primera oportunidad que cumpla los criterios.

En los flujos nuevos viene activado por defecto. En flujos creados antes de que existiera esta opción viene desactivado. Si los datos de una oportunidad cambian mientras está dentro del flujo, el flujo no se reinicia: continúa desde el paso en que está, usando la información actualizada.

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Detener al responder

Saca al contacto del flujo en cuanto responde a un mensaje enviado por ese flujo. Es clave para que no sigan saliendo mensajes automáticos cuando el cliente ya espera la respuesta de una persona.

• Activado: el flujo termina para ese contacto cuando responde por cualquiera de los canales que usa el flujo.
• Desactivado: el contacto sigue hasta el final del flujo aunque responda.

Solo afecta al contacto que respondió. Los demás contactos siguen su recorrido normal.

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Cómo funciona con la acción Llamar

Por defecto, el sistema usa detección de buzón de voz para saber si una llamada saliente la contestó una persona o una máquina. Así un buzón de voz no cuenta como respuesta. Esa detección añade una pequeña demora al conectar la llamada. Dentro de la acción Llamar hay una opción avanzada para desactivar la detección de buzón de voz: elimina la demora, pero entonces un buzón de voz sí cuenta como respuesta y detiene el flujo. Si usas esa opción, pon un tiempo de espera de la llamada menor de 20 segundos para que no llegue a saltar el buzón.

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Configuración de comunicación

Estos ajustes controlan el horario, el remitente y cómo se ven en Conversaciones los mensajes del flujo.

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Zona horaria

Define la zona horaria que usan los pasos que dependen del tiempo, como las esperas y la ventana horaria. En el historial del flujo verás, para cada acción, si se ejecutó con la zona horaria de la cuenta o la del contacto.

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Ventana horaria

Limita el momento en que se ejecutan las acciones de comunicación (correo, SMS, llamadas). Si una acción toca fuera de la ventana, queda en pausa y se ejecuta en el siguiente horario disponible. Activa Hora específica y define:

• Hora de inicio: por ejemplo, 9:00.
• Hora de fin: por ejemplo, 17:00.
• Días incluidos: los días de la semana en que aplica la ventana.

La ventana es la misma para todos los días seleccionados; no puedes poner horarios distintos por día dentro del mismo flujo. Tampoco afecta a acciones internas como agregar una etiqueta, actualizar un campo o crear una oportunidad.

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Datos del remitente

Te ahorra configurar el remitente en cada acción de correo o SMS.

• Nombre del remitente: el nombre que verá el contacto en los correos.
• Correo del remitente: la dirección desde la que salen los correos.
• Número del remitente: el número desde el que se envían los SMS.

Cada acción Enviar correo puede sobrescribir estos datos con su propio nombre y correo de remitente.

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Si los datos del remitente no se guardan

• Verifica que el correo del remitente sea una dirección completa y válida.
• Si usas un dominio de envío dedicado, confirma que el correo pertenece a ese dominio.
• Si tienes varios dominios de envío, revisa que estés usando el correcto.
• Revisa si alguna acción Enviar correo tiene un remitente propio que choque con el del flujo.
• Lee el mensaje de validación que aparece en pantalla y corrige el problema antes de volver a guardar.

Si el problema sigue, escribe a soporte de Chateea en [email protected] con el correo de remitente, el dominio de envío, las acciones que lo sobrescriben y el mensaje de error exacto.

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Conversaciones: marcar como leídas

Por defecto, cuando el flujo envía un mensaje, la conversación queda como no leída para llamar la atención de tu equipo. Si activas esta opción, todas las conversaciones en las que intervenga el flujo se marcan como leídas automáticamente. Es útil para flujos administrativos o puramente informativos que no necesitan revisión manual. Aplica a todos los mensajes salientes del flujo (correos, SMS, llamadas y mensajes de voz); no puedes elegir solo algunos tipos.

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Preguntas frecuentes

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