Esta función está disponible en Labs y puede cambiar mientras evoluciona. Si no la ves, un administrador de tu cuenta puede buscarla en Configuración → Labs. Si tampoco aparece ahí, escribe a soporte de Chateea en [email protected].
Qué cambia
- Los nuevos enlaces para compartir son privados por defecto. Tú decides cuándo un enlace debe ser público, verificado por correo o con contraseña.
- Los archivos nuevos que adjuntas en Notas son privados por defecto y se guardan en la carpeta Adjuntos de notas, dentro de Documentos.
- Los adjuntos de notas subidos antes de esta mejora siguen siendo públicos.
Ventajas
- Más seguridad para los archivos de tus clientes: eliges el tipo de enlace según lo sensible del documento.
- Alineado con tus políticas: puedes ajustar el modo de compartir a tus reglas internas y requisitos del sector.
- Trazabilidad: sabes quién abrió cada documento y cuándo.
- Menos riesgo de filtraciones: si alguien copia un enlace privado en un chat o correo, no queda expuesto.
- Experiencia cómoda para el cliente: puede abrir enlaces con código o contraseña sin tener usuario en Chateea.
Tipos de enlace
Vencimiento y permisos de descarga
- Fecha de vencimiento: el enlace deja de funcionar en la fecha que elijas. Útil para ofertas con plazo, reportes sensibles o políticas de retención de datos.
- Permitir descargas: decide si el destinatario puede guardar una copia o solo ver el archivo (cuando el formato lo permite).
Compartir un documento de forma segura
1
Abre los documentos del contacto
Ve a Contactos, abre el contacto y entra al módulo Documentos del panel derecho. Ahí están los archivos internos, los adjuntos guardados desde conversaciones y los demás archivos del contacto.
2
Elige el archivo
Haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre del archivo y elige Compartir enlace.
3
Elige el tipo de enlace
Selecciona Público, Privado, Código de un solo uso o Con contraseña, según lo sensible que sea el archivo.
4
Configura vencimiento y descarga
Define una fecha de vencimiento (recomendado) y activa o desactiva Permitir descargas. Revisa el resumen de la configuración.
5
Genera y copia el enlace
Haz clic en Crear o Generar enlace y luego en Copiar enlace. Envíalo por el canal que prefieras: correo, SMS, WhatsApp o el portal de clientes.
6
Revisa los detalles y el historial (opcional)
Desde Detalles del documento puedes ver el tipo de enlace, el vencimiento, si permite descargas y el historial de accesos.
Detalles del documento e historial de accesos
En los detalles de cada archivo puedes:- Ver el tipo de enlace y si permite descargas.
- Confirmar la fecha de vencimiento y la última actualización.
- Revisar el historial de accesos: cuándo se abrió el enlace y, cuando está disponible, quién lo abrió.
Preguntas frecuentes
¿El destinatario necesita una cuenta de Chateea?
¿El destinatario necesita una cuenta de Chateea?
Depende del tipo de enlace. Los privados requieren un usuario de Chateea con permisos. Los públicos, con código de un solo uso y con contraseña se abren sin cuenta, con la verificación que configuraste.
¿Los adjuntos antiguos de notas se vuelven privados?
¿Los adjuntos antiguos de notas se vuelven privados?
No. Los que subiste antes de esta mejora siguen siendo públicos. Si necesitas más control sobre alguno, genera un enlace privado o protegido para ese archivo.
¿Qué pasa con los enlaces antiguos de mis documentos?
¿Qué pasa con los enlaces antiguos de mis documentos?
Las nuevas acciones de compartir usan los controles mejorados y son privadas por defecto. Para archivos sensibles que compartiste antes con enlaces públicos, genera enlaces nuevos más estrictos y deja de usar los anteriores.
¿Puedo limitar qué usuarios generan enlaces públicos?
¿Puedo limitar qué usuarios generan enlaces públicos?
La creación de enlaces sigue los permisos de acceso al contacto y a sus documentos. Limita el acceso a Documentos a los roles de confianza y define con tu equipo cuándo usar cada tipo de enlace.
¿Estos controles aplican a archivos en campos personalizados?
¿Estos controles aplican a archivos en campos personalizados?
Todavía no. Aplican a los documentos del módulo Documentos y a los adjuntos nuevos de notas. Los archivos subidos mediante campos personalizados tendrán estos controles en una fase posterior.
¿Puedo proteger adjuntos que llegaron por conversaciones?
¿Puedo proteger adjuntos que llegaron por conversaciones?
Sí. Guarda el adjunto en los documentos del contacto con Agregar a documentos y después compártelo con estos controles.
Artículos relacionados
Guardar adjuntos en los documentos del contacto
Lleva los archivos de tus conversaciones a la ficha.
La ficha del contacto
Conoce el módulo Documentos y el resto de la ficha.
Documentos y contratos en la ficha del contacto
Envía documentos para firma desde el contacto.