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Desde la ficha de cada contacto puedes compartir archivos con tu cliente a través del portal del cliente, y tu cliente puede subir sus propios archivos desde ese mismo portal. Todo queda guardado en la sección Documentos del contacto, sin depender de adjuntos sueltos en correos: tú sabes qué le enviaste, qué te mandó y cuándo.
Los documentos de la ficha del contacto no son lo mismo que Documentos y contratos. Documentos y contratos es otra función, pensada para propuestas, contratos, presupuestos, firmas y cobros.

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Para qué te sirve

  • Intercambio centralizado. Los archivos enviados y recibidos quedan asociados al contacto.
  • Doble vía. Tú compartes archivos y el cliente te sube los suyos.
  • Orden claro. Distingues fácilmente lo que compartiste de lo que recibiste por el portal.
  • Avisos automáticos. El cliente recibe una notificación en el portal cuando compartes algo nuevo.
  • Automatización. Una subida del cliente puede disparar un flujo de trabajo de seguimiento.

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Antes de empezar

  • Verifica que el contacto tenga acceso al portal del cliente. Si aún no configuraste el portal, hazlo antes de compartir archivos.
  • Asegúrate de estar en la ficha del contacto correcto.
  • Ten a mano el archivo si todavía no está guardado en la ficha.

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Compartir un documento nuevo

1

Abre el contacto

Ve a Contactos y abre la ficha del contacto.
2

Entra en Documentos

Abre la sección Documentos de la ficha.
3

Sube el archivo

Haz clic en + Agregar, selecciona el archivo y súbelo.
4

Actívalo para el portal

Activa la opción de compartir en el portal del cliente para ese documento y completa la subida.
5

Verifica

Comprueba que el documento muestre el estado Compartido.

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Compartir un documento que ya está en la ficha

1

Localiza el archivo

En la sección Documentos del contacto, busca el archivo.
2

Compártelo

Abre el menú de tres puntos del archivo y elige Compartir en el portal del cliente. Confirma cuando se te pida.
3

Verifica

Comprueba que aparezca el estado Compartido.
Cuando compartes un archivo, el cliente recibe una notificación en el portal. Según sus preferencias de notificación y su dispositivo, también puede recibir una notificación push.

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Cómo sube archivos tu cliente

Desde el portal del cliente, tu contacto:
  1. Inicia sesión en el portal.
  2. Abre la sección de documentos o archivos compartidos.
  3. Elige Subir documento, selecciona uno o varios archivos compatibles (documentos e imágenes) y completa la subida.
Tú encuentras esos archivos en la ficha del contacto, en Documentos → Recibidos → Portal del cliente.

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Automatizar el seguimiento tras una subida

El disparador de flujo de trabajo Archivo subido en el portal del cliente inicia una automatización cada vez que un contacto sube un archivo. Te sirve para:
  • Avisar al equipo de que llegó el documento que pediste.
  • Iniciar un proceso de revisión.
  • Enviar al cliente un mensaje de confirmación o el siguiente paso.
  • Actualizar etiquetas, campos u oportunidades cuando el cliente completa la entrega.
Si pides documentación a tus clientes (identificaciones, comprobantes, formularios firmados), combina el portal con este disparador: el cliente sube el archivo, tu equipo recibe el aviso y el cliente recibe la confirmación sin que nadie tenga que revisar el correo.

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Ver y descargar documentos

Desde Documentos en la ficha del contacto (o desde los archivos compartidos, en el portal):
  1. Localiza el documento.
  2. Haz clic en él o en Vista previa para verlo en el navegador.
  3. Usa Descargar si necesitas una copia local.
Si un archivo no se puede previsualizar en el navegador, descárgalo y ábrelo con una aplicación compatible.

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Dejar de compartir un documento

Dejar de compartir no es lo mismo que eliminar. Úsalo cuando el archivo debe seguir en la ficha del contacto, pero el cliente ya no debe verlo en el portal.
1

Localiza el archivo compartido

Abre la ficha del contacto, ve a Documentos y busca el archivo.
2

Quita el acceso

En los controles de compartir o en el menú de acciones del documento, desactiva el acceso desde el portal del cliente.
3

Verifica

Comprueba que el archivo ya no aparece como compartido.

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Eliminar un documento

Eliminar borra el archivo de la ficha del contacto, no solo el acceso del cliente.
  1. Abre la ficha del contacto y ve a Documentos.
  2. Localiza el archivo y abre su menú de acciones.
  3. Elige Eliminar y confirma.
No elimines un archivo solo para que el cliente deje de verlo si tu equipo todavía lo necesita. En ese caso, deja de compartirlo.
Los archivos que sube el cliente pueden o no poder ser eliminados por él mismo, según los permisos y la configuración de tu portal. Si un cliente no puede borrar un archivo, revisa esa configuración.

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Preguntas frecuentes

Sí. Se genera una notificación en el portal del cliente, y puede recibir también una notificación push según sus preferencias y su dispositivo.
En la ficha del contacto, en Documentos → Recibidos → Portal del cliente.
Sí. Quita el acceso desde el portal con los controles de compartir del documento. Eliminarlo es una acción distinta.
Sí, con el disparador Archivo subido en el portal del cliente.
Los documentos guardados en la ficha tienen una URL que puede abrir cualquier persona que la tenga. Esa URL no aparece en buscadores como Google o Bing, pero aun así no conviene guardar ahí información especialmente sensible. Revisa también las opciones de privacidad y control de acceso de los documentos del contacto.
No. Los archivos de la ficha son documentos del contacto. Para propuestas, contratos, presupuestos y firmas se usa Documentos y contratos.

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Última modificación el 29 de septiembre de 2026