Para qué te sirve
- Mensajes con tu marca: reemplazas los correos genéricos del sistema por textos propios.
- Contenido dinámico: insertas el enlace del documento, el nombre del cliente, el total o la fecha de vencimiento de forma automática.
- Avisos al equipo: quien envía el documento se entera por defecto cuando hay actividad.
- Todo en un solo lugar: las notificaciones al cliente y al equipo se configuran desde la misma pantalla.
Elegir plantilla y editar el correo al enviar
Además de las plantillas predeterminadas, puedes ajustar el mensaje justo antes de enviar cada documento:1
Abre la ventana de envío
Abre el documento o contrato y haz clic en Enviar.
2
Elige la plantilla
Usa el desplegable Plantilla de correo para escoger la que mejor encaje.
3
Edita si hace falta
Haz clic en el ícono Editar para cambiar el asunto o el cuerpo del mensaje.
4
Envía
Revisa la vista previa y haz clic en Enviar.
Variables que puedes usar
Las plantillas admiten dos tipos de variables:
Ejemplo de mensaje dinámico:
Si una variable no existe para un documento concreto, aparece en blanco en el correo. Prueba tus plantillas con datos de ejemplo y redacta el texto de forma que se entienda aunque falte un dato.
Abrir la configuración
1
Entra a Pagos
En el menú lateral, haz clic en Pagos.
2
Abre Documentos y contratos
En la barra superior, selecciona Documentos y contratos.
3
Abre la configuración
Haz clic en Configuración en la esquina superior derecha. Ahí encuentras las notificaciones al cliente, las notificaciones al equipo y otros ajustes.
Notificaciones al cliente
Controlan los correos que recibe tu cliente.Remitente
Define el Nombre del remitente y el Correo del remitente que verá el cliente. Activa el interruptor de la sección para usarlos. Si lo dejas apagado, los correos salen con el remitente predeterminado del sistema.Destinatarios en copia (CC)
Agrega direcciones que recibirán el documento junto con el firmante principal, y también la copia firmada al terminar. Activa el interruptor y escribe los correos.Plantillas de correo
Las plantillas no se crean dentro de esta configuración. Primero las diseñas en el constructor de correos:- Ve a Marketing → Correos → Plantillas.
- Haz clic en Crear plantilla.
- Diseña tu correo y guárdalo como plantilla.
Documento recibido
Es el correo que llega cuando el cliente recibe un documento. Edita el asunto, elige la plantilla y revisa el resultado con Vista previa.Documento firmado
Se envía cuando el cliente firma o acepta el documento. Personaliza el asunto y revísalo con Vista previa.Aviso de vencimiento
Recordatorio automático que se envía al cliente un día antes de que venza el documento. Personaliza el asunto y la plantilla, y actívalo o desactívalo con su interruptor. Cuando termines, haz clic en Guardar al final de la página.Notificaciones al equipo
Mantienen informado a tu equipo sobre la actividad de los documentos. Por defecto, los avisos internos llegan a quien envió el documento.Cambiar el remitente
Activa esta opción para definir el nombre y el correo desde los que salen los avisos internos, en lugar del remitente predeterminado.Aviso de documento firmado
Notifica a tu equipo cuando un cliente firma. Puedes editar el asunto y elegir la plantilla.Aviso de documento visto
Activa Documento visto para recibir un correo cuando un destinatario abre el documento por primera vez. Solo se envía un aviso por documento, aunque tenga varios destinatarios. Puedes editar el asunto y el cuerpo, e insertar{{Preview URL}} para incluir el enlace de vista previa.
Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Avisar a más personas de tu equipo
Para que reciban alertas usuarios, roles, equipos o direcciones adicionales, usa un flujo de trabajo:1
Agrega el disparador
Usa el disparador Documentos y contratos y elige el evento: enviado, visto, firmado o completado.
2
Agrega la notificación
Añade la acción Notificación interna y selecciona usuarios, roles o equipos, o escribe correos personalizados.
3
Afina con condiciones (opcional)
Filtra por nombre de plantilla o valor del acuerdo, y suma otras acciones como etiquetar al contacto o mover la oportunidad.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si uso una variable que no existe para ese documento?
¿Qué pasa si uso una variable que no existe para ese documento?
El campo queda en blanco en el correo. Prueba siempre con datos de ejemplo y escribe un texto de respaldo, por ejemplo: “Tu propuesta está lista; si no ves el enlace, escríbenos”.
¿Puedo enviar avisos distintos a distintas personas del equipo?
¿Puedo enviar avisos distintos a distintas personas del equipo?
Desde esta configuración no: las notificaciones al equipo son globales. Para avisos por rol o por persona, crea flujos de trabajo con el disparador de Documentos y contratos.
Si cambio el remitente de las notificaciones al equipo, ¿cambia también el de los clientes?
Si cambio el remitente de las notificaciones al equipo, ¿cambia también el de los clientes?
No. Son configuraciones independientes: puedes tener un correo de remitente para los clientes y otro para los avisos internos.
¿Puedo usar una plantilla distinta para cada evento?
¿Puedo usar una plantilla distinta para cada evento?
Sí. Cada evento de las notificaciones al cliente (recibido, firmado, aviso de vencimiento) tiene su propia plantilla, y debes asignarla por separado en cada uno.
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