La diferencia con crear una factura recurrente a mano es el disparador: aquí la facturación arranca sola cuando ocurre algo en tu CRM (se crea un contacto, se gana una oportunidad, se firma un contrato), en vez de depender de que alguien se acuerde de configurarla.
Qué son las facturas recurrentes en los flujos de trabajo
Las facturas recurrentes permiten enviar facturas automáticamente a tus clientes a intervalos predefinidos. Una vez configuradas, las facturas se generan y se entregan sin intervención manual, lo que te ayuda a mantener un flujo de caja constante y a reducir los pagos atrasados. Es ideal para suscripciones, contratos de servicios recurrentes, membresías y facturación a plazos.Beneficios clave
Requisitos previos
Antes de configurar las facturas recurrentes, asegúrate de lo siguiente:- Existe al menos una plantilla de factura creada
- Hay un método de pago configurado y activo
- Los registros de clientes incluyen detalles de facturación válidos
Cómo configurar facturas recurrentes en flujos de trabajo
1
Abre la lista de flujos de trabajo
Ve a Automatizaciones → Flujos de trabajo y haz clic en Crear flujo de trabajo para comenzar una nueva automatización.
2
Agrega el disparador
Haz clic en Agregar nuevo disparador y selecciona la condición que iniciará el flujo (por ejemplo, cuando se crea o se actualiza un contacto).
3
Añade la acción Enviar factura recurrente
En el menú de acciones, busca Enviar factura recurrente y selecciónala para agregarla a tu flujo de trabajo.
4
Configura la acción
Completa el panel de configuración:
- Selecciona el remitente de la factura
- Selecciona una plantilla de factura
- Elige el modo de prueba o el modo en vivo
- Establece la fecha de inicio (fecha fija o basada en el disparador)
- Define cuándo debe finalizar la facturación
- Selecciona la frecuencia (diaria, semanal, mensual o anual)
- Establece las reglas de intervalo (por ejemplo, cada X días)
- Habilita el pago automático si lo necesitas
5
Guarda la acción
Haz clic en Guardar acción cuando hayas terminado y publica el flujo cuando esté probado.
Explicación de la configuración
Fecha de inicio
Determina cuándo comienza la facturación. Puede empezar inmediatamente al ejecutarse el flujo de trabajo, o puedes elegir una fecha fija.Reglas de finalización
Controlan cuándo se detiene la facturación. Puedes dejar que se ejecute indefinidamente o detenerla después de un número determinado de ciclos.Frecuencia de facturación
Elige con qué frecuencia se envían las facturas:
Cada opción admite personalización adicional según tus necesidades de facturación.
Pago automático
Cuando está habilitado, los pagos se cobran automáticamente después de la primera transacción exitosa. Esto reduce los seguimientos manuales y mejora la regularidad de los pagos.Mejores prácticas
- Prueba los flujos de trabajo antes de activarlos
- Utiliza nombres claros para las acciones y las plantillas
- Verifica la configuración de pago antes de habilitar el pago automático
- Supervisa el primer ciclo de facturación para asegurarte de que todo funciona correctamente
Preguntas frecuentes
¿Se pueden automatizar las facturas sin pago automático?
¿Se pueden automatizar las facturas sin pago automático?
Sí. Las facturas se pueden enviar automáticamente aunque los clientes paguen de forma manual.
¿Qué ocurre si falla el pago automático?
¿Qué ocurre si falla el pago automático?
La factura queda pendiente de pago y puedes iniciar acciones de seguimiento para notificar al cliente.
¿Puedo cambiar la frecuencia de facturación más adelante?
¿Puedo cambiar la frecuencia de facturación más adelante?
Sí. Puedes editar el flujo de trabajo y actualizar la configuración de frecuencia en cualquier momento.
¿Se detendrán las facturas automáticamente?
¿Se detendrán las facturas automáticamente?
Solo si defines una condición de finalización. De lo contrario, la facturación continuará hasta que la detengas manualmente.
¿Pueden diferentes clientes recibir diferentes plantillas de factura?
¿Pueden diferentes clientes recibir diferentes plantillas de factura?
Sí. Puedes usar condiciones dentro del flujo de trabajo para enviar plantillas distintas según los datos del cliente.
¿Necesitas ayuda?
Si necesitas ayuda para configurar facturas recurrentes o para resolver problemas de automatización, escribe a soporte de Chateea en [email protected] o por WhatsApp al +1 829-580-7071. Incluye el nombre del flujo y qué esperabas que pasara.Pagos automáticos en plantillas recurrentes
Configura el cobro automático para que la factura no solo salga sola, sino que también se pague sola.