El reto y la solución
- Objetivo: que un flujo de trabajo envíe automáticamente un contrato con la fecha y hora de la cita en cuanto el cliente reserva.
- Reto: no puedes poner la variable de la cita (por ejemplo,
{{appointment.start_time}}) directamente en la plantilla del contrato. La acción de envío de documentos toma los datos de campos del contacto o de la oportunidad, no del disparador de la cita. - Solución: el flujo primero copia la fecha de la cita en un campo personalizado (del contacto o de la oportunidad) y después envía el contrato, que lee ese campo.
Antes de empezar
Necesitas dos cosas preparadas.1. Un campo personalizado para guardar la fecha
1
Crea el campo
Ve a Configuración → Campos personalizados y haz clic en Agregar campo.
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Elige dónde se guarda
Selecciona Contacto (método sencillo) u Oportunidad (método avanzado).
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Configúralo
Elige el tipo Texto y ponle un nombre claro, como “Fecha de la sesión”, “Fecha del evento” o “Fecha de la reserva”. Haz clic en Guardar.
2. Una plantilla de contrato actualizada
1
Abre tus plantillas
Ve a Pagos → Documentos y contratos → Plantillas.
2
Clona o crea la plantilla
Clona tu plantilla actual (por ejemplo, “Contrato de servicio con fecha”) o crea una Nueva plantilla.
3
Inserta el campo
Agrega la variable del campo que creaste en el lugar donde debe aparecer la fecha:
- Método de contacto:
{{contact.session_date}} - Método de oportunidad:
{{opportunity.session_date}}
Método 1: flujo sencillo con el contacto
Es el camino más directo. Ideal si no usas pipelines para tus reservas y solo quieres enviar el contrato al agendar.1
Configura el disparador
Crea un flujo con el disparador Cita reservada por el cliente (Customer Booked Appointment). Si quieres, usa los filtros para elegir el calendario concreto.
2
Agrega la acción Actualizar campo del contacto
Haz clic en +, elige Actualizar campo del contacto, selecciona tu campo (por ejemplo, “Fecha de la sesión”) y, en el valor, haz clic en el ícono de etiquetas y elige Cita → Hora de inicio. Esto copia la fecha de la reserva al contacto.
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Agrega la acción de envío del contrato
Justo debajo, haz clic en + y elige Enviar documentos y contratos. En Plantilla, selecciona la plantilla actualizada.
4
Guarda y publica
Guarda y publica el flujo. El contrato saldrá con la fecha de la reserva ya escrita.
Método 2: flujo avanzado con la oportunidad
Para negocios que ya trabajan con pipelines. El flujo busca una oportunidad existente del contacto y le escribe la fecha de la reserva. También puedes crear una oportunidad nueva después de la reserva y llenar ahí la información.1
Configura el disparador
Usa el disparador Cita reservada por el cliente y filtra por el calendario que corresponda.
2
Agrega la acción Buscar oportunidad
Haz clic en + y elige Buscar oportunidad. En la oportunidad a buscar, selecciona Oportunidad creada más recientemente. Agrega un filtro por campo: elige tu campo (por ejemplo, “Fecha de la sesión”) con la condición Está vacío, para actualizar solo las oportunidades que todavía no tienen fecha.
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Agrega la acción Actualizar oportunidad
En la rama Oportunidad encontrada, haz clic en + y elige Actualizar oportunidad. Agrega tu campo de oportunidad y, en el valor, elige Cita → Hora de inicio desde el ícono de etiquetas.
4
Agrega la acción de envío del contrato
Justo debajo, agrega Enviar documentos y contratos y selecciona tu plantilla basada en la oportunidad.
5
Guarda y publica
El contrato se enviará con la fecha de la reserva ya completada.
La lógica que siempre debe cumplirse
Uses el método que uses, el orden del flujo es:- Disparador: cita reservada.
- Actualizar campo: del contacto o de la oportunidad.
- Enviar contrato: con la plantilla actualizada.
Solución de problemas
El contrato se envió, pero la fecha salió en blanco
El contrato se envió, pero la fecha salió en blanco
Revisa dos cosas:
- El orden del flujo. La acción de actualizar campo (contacto u oportunidad) debe ir antes de la acción de enviar el contrato.
- Si actualizas una oportunidad, esta debe existir para el contacto que reservó. Si no existe, usa la acción Crear oportunidad en lugar de buscarla.
Se envió el contrato viejo, sin el campo de fecha
Se envió el contrato viejo, sin el campo de fecha
Abre la acción Enviar documentos y contratos y confirma que elegiste la plantilla nueva (la clonada o actualizada) y no la anterior.
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