Para usar esta función, ve a Configuración → Labs y activa Notas de oportunidades (Opportunity Notes).
Para qué te sirven
- Notas específicas por negocio: crea notas solo para una oportunidad, desde la oportunidad o desde la ficha del contacto.
- Asociaciones flexibles: vincula cada nota al contacto, a la oportunidad o a ambos.
- Orden: las notas del contacto y las de cada negocio se mantienen separadas.
- Filtros: encuentra notas según a qué están vinculadas.
- Búsqueda: localiza cualquier nota al instante.
Cómo funcionan: un ejemplo
Juan Pérez es un contacto con dos oportunidades por dos propiedades distintas: Propiedad A y Propiedad B. Sara, la asesora que lleva ambas, quiere que cada propiedad tenga sus propias notas.- En la oportunidad Propiedad A, Sara va a Notas, hace clic en Agregar nota, escribe el contenido y la asocia a la oportunidad Propiedad A y al contacto Juan Pérez.
- Agrega otra nota, pero esta vez la asocia solo a la oportunidad Propiedad A. Esa es una nota exclusiva del negocio.
- Al abrir la oportunidad Propiedad B, Sara solo ve la nota compartida (la vinculada a Juan), porque la nota exclusiva de la Propiedad A no está asociada a la Propiedad B.
- En la ficha de Juan, en Notas, Sara puede filtrar por oportunidad o por contacto para ver exactamente lo que necesita.
- Las notas vinculadas al contacto aparecen en todas sus oportunidades.
- Las notas vinculadas solo a una oportunidad se quedan en esa oportunidad.
Crear una nota y elegir sus asociaciones
Desde una oportunidad
1
Abre la oportunidad
Ve a Oportunidades, abre la oportunidad y haz clic en Agregar nota.
2
Escribe la nota
Escribe el contenido de forma clara en el cuadro de texto.
3
Elige las asociaciones
En Objetos asociados, haz clic en Asociar a y elige si la nota se vincula a la oportunidad, al contacto o a ambos. Usa el buscador para encontrar el registro exacto.
4
Guarda
Haz clic en Guardar.
Desde un contacto
1
Abre el contacto
Ve a Contactos, abre la ficha del contacto y haz clic en el botón Notas.
2
Agrega la nota
Haz clic en Agregar nota y escribe el contenido.
3
Asóciala a la oportunidad
Selecciona las asociaciones que quieras, busca la oportunidad correspondiente y elígela. Luego guarda.
Filtrar y gestionar notas
- En la pestaña Notas de la oportunidad y en la del contacto, haz clic en el ícono de filtro para ver solo las notas vinculadas a una oportunidad o a un contacto concreto.
- Haz clic en el indicador de asociación de una nota para ver o cambiar a qué registros está vinculada.
Buenas prácticas
- Revisa de vez en cuando que las asociaciones de tus notas sean correctas.
- Empieza cada nota con un título o una palabra clave para encontrarla fácilmente con el buscador y los filtros.
- Usa notas exclusivas de la oportunidad para detalles del negocio (precio negociado, condiciones, próximos pasos) y notas del contacto para información general de la persona.
- Si una nota no aparece donde esperabas, revisa sus asociaciones.
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