Dos formas de crear una tarea
Ambas crean el mismo tipo de tarea. La diferencia es solo en qué estado empieza.Crear una tarea rápida
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Abre la lista
Haz clic en la lista donde irá la tarea, en el panel izquierdo.
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Empieza una tarea nueva
Haz clic en Agregar tarea o en + Agregar tarea al pie de la columna correspondiente.
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Escribe el nombre
Describe qué hay que lograr. “Enviar propuesta a Clínica Sol” funciona mejor que “Propuesta”.
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Define responsable, fecha y prioridad
Usa Agregar responsable, Seleccionar fecha y Prioridad. Asigna un responsable de inmediato: una tarea sin dueño se pierde con facilidad.
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Guarda
Haz clic en Guardar. La tarea aparece como tarjeta en la columna.
Qué contiene una tarea
Al abrir una tarea puedes verla en un panel lateral derecho o en una ventana modal. Chateea recuerda tu preferencia y la usa la próxima vez. Arriba verás la ruta Espacio / Lista para saber dónde vive la tarea.Completar el detalle
- Revisa el estado para que refleje dónde está realmente el trabajo.
- Asigna un responsable y define la prioridad.
- Define las fechas: una sola o un rango si el trabajo abarca un periodo. Verás la zona horaria al lado.
- Escribe la descripción. Un buen hábito es indicar cómo se ve el trabajo terminado, así quien la tome sabe cuándo parar.
- Llena los campos personalizados en Todos los campos.
- Vincula registros del CRM en Objetos asociados, por ejemplo el contacto o la oportunidad relacionada.
- Haz clic en Guardar, o en Cancelar para descartar los cambios.
Agregar subtareas
Las subtareas sirven cuando una tarea tiene varios pasos, sobre todo si cada paso lo hace una persona distinta. Como cada tarea tiene un solo responsable, las subtareas son la forma de repartir un trabajo entre varias personas.1
Abre la tarea principal
Haz clic en la tarjeta para abrir su detalle.
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Ve a la sección Subtareas
Está cerca del final del panel y su título muestra cuántas subtareas tiene.
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Haz clic en Agregar tarea
Escribe el nombre de la subtarea y guarda. Aparece debajo de la tarea principal.
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Repite por cada paso
Cuando una tarea tiene subtareas, su tarjeta en el tablero muestra el contador para que veas de un vistazo qué tareas están divididas.
Comentar una tarea
Al pie del detalle hay un cuadro para escribir comentarios. Úsalo para que la conversación sobre el trabajo quede junto al trabajo, en lugar de dispersa entre chats y correos. Los comentarios admiten menciones, respuestas, imágenes adjuntas, edición y eliminación.Mover una tarea a otra lista
Una tarea vive en una lista, pero puedes moverla a cualquier otra, del mismo espacio o de uno distinto. Mover es trasladar, no copiar: la tarea deja de aparecer en la lista de origen.1
Abre la tarea
Abre la tarea que quieres mover.
2
Elige mover y la lista de destino
Puedes elegir cualquier lista, incluso de otro espacio.
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Confirma el estado si te lo pide
Como los estados son por espacio, el estado actual puede no existir en el destino. En ese caso te pide elegir qué estado tendrá al llegar. Revísalo en lugar de aceptar el valor por defecto, porque define en qué columna aparecerá.
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Confirma el traslado
La tarea aparece en la lista de destino y desaparece de la original.
Mostrar una tarea en varias listas
A veces un mismo trabajo pertenece a varios lugares, por ejemplo una tarea que necesitan ver tanto el equipo de entregas como el de atención al cliente. En lugar de duplicarla, puedes agregar la misma tarea a varias listas, del mismo espacio o de otros. A diferencia de mover, la tarea conserva su lista de origen y simplemente se vuelve visible en las demás. Sigue siendo una sola tarea: cualquier cambio hecho en un lugar se ve en todos. Para hacerlo, abre la tarea, elige la opción de agregarla a otra lista, selecciona el destino y repite para cada lista adicional.Cómo se comportan los estados
- La tarea mantiene el flujo de estados de su lista de origen, aunque la otra lista esté en un espacio con estados distintos.
- Para poder mostrarla, el estado de la tarea se agrega al flujo de estados del espacio donde está la lista secundaria. Por eso, agregar una tarea desde otro espacio puede hacer aparecer un estado nuevo en tu espacio.
- Si alguien que trabaja en la lista secundaria intenta pasar la tarea a uno de los estados propios de esa lista, podrá seleccionarlo, pero al guardar verá un error. La tarea solo puede moverse entre los estados de su lista de origen.
Avisa a tu equipo: quien ve una tarea desde una lista secundaria la ve a través de una ventana. Puede actualizarla, comentarla y moverla entre sus estados de origen, pero las etapas se definen en otro lugar. Si la tarea debe adoptar tu flujo, hay que moverla en lugar de agregarla.
Preguntas frecuentes
¿Qué necesito como mínimo para crear una tarea?
¿Qué necesito como mínimo para crear una tarea?
Un nombre y una fecha de vencimiento. El responsable y la prioridad se pueden agregar después, aunque conviene asignar responsable desde el inicio.
¿Puedo poner fecha de inicio y de vencimiento?
¿Puedo poner fecha de inicio y de vencimiento?
Sí. El control de fechas acepta una sola fecha o un rango.
¿Por qué algunos campos muestran un guion?
¿Por qué algunos campos muestran un guion?
El guion indica que ese campo personalizado todavía no tiene valor.
¿Qué diferencia hay entre mover una tarea y agregarla a otra lista?
¿Qué diferencia hay entre mover una tarea y agregarla a otra lista?
Mover la traslada y la saca de la lista original. Agregarla a otra lista la mantiene en su lista de origen y la hace visible también en otra.
¿Por qué me pide confirmar un estado al mover una tarea?
¿Por qué me pide confirmar un estado al mover una tarea?
Porque el espacio de destino tiene otros estados y el actual puede no existir allí. Eliges con qué estado llega.
¿Por qué no puedo cambiar la tarea a uno de los estados de mi lista?
¿Por qué no puedo cambiar la tarea a uno de los estados de mi lista?
Porque la tarea vive en otra lista y sigue el flujo de estados de esa lista. Solo puede moverse entre sus estados de origen.
¿Por qué apareció un estado nuevo en mi espacio?
¿Por qué apareció un estado nuevo en mi espacio?
Porque se agregó a una de tus listas una tarea de otro espacio. Su estado se suma a tu flujo para poder mostrarse correctamente.
Si actualizo una tarea en una lista, ¿se actualiza en las demás?
Si actualizo una tarea en una lista, ¿se actualiza en las demás?
Sí. Es una sola tarea, sin importar en cuántas listas aparezca.
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