Saltar al contenido principal
Los estados describen las etapas por las que pasa tu trabajo y se convierten en las columnas de tu tablero Kanban. Se configuran por espacio y se organizan en tres grupos fijos. Aquí verás cómo funcionan esos grupos, cómo agregar tus propios estados y cómo diseñar un conjunto de estados que se ajuste a tu proceso.

​
Qué es un estado

Un estado es la etapa en la que está una tarea, por ejemplo Por hacer, En progreso o Completada. Cada tarea tiene exactamente un estado a la vez. En la vista Kanban cada estado es una columna, y arrastrar una tarjeta entre columnas cambia su estado. Por eso el orden y la agrupación de tus estados definen cómo se lee tu tablero.

​
Los tres grupos de estados

Cada estado pertenece a uno de estos tres grupos. Los grupos son fijos: no se pueden renombrar, agregar ni quitar. Dentro de cada grupo puedes crear todos los estados que necesites. Por ejemplo, un espacio podría tener “Pendiente” y “Listo para empezar” en Por hacer, “En progreso” y “En revisión” en En curso, y “Completada” en Hecho. Son cinco estados en tres grupos, y el tablero tendrá cinco columnas.
Los grupos le dicen al sistema qué significa cada estado. Un estado del grupo Hecho representa trabajo terminado sin importar cómo lo llames, lo que mantiene el tablero ordenado aunque cada equipo use su propio vocabulario.

​
Por qué los estados pertenecen al espacio

Los estados se configuran en el espacio, no en cada lista o carpeta. Todas las listas de un espacio comparten los mismos estados. Tenlo en cuenta al armar tu estructura: si dos líneas de trabajo necesitan etapas distintas (por ejemplo, producción de contenido con seis etapas y una cola de soporte con tres), deben estar en espacios separados.

​
Ver los estados de un espacio

1

Abre la página de tareas

Ve a Contactos → Tareas.
2

Ubica el espacio

Pasa el cursor sobre el espacio en el panel izquierdo.
3

Abre el menú del espacio

Haz clic en el control de opciones. El menú incluye Renombrar, Configuración, Crear lista, Crear carpeta, Campos personalizados, Opciones de estado y Eliminar.
4

Elige Opciones de estado

Se abre un panel con el nombre del espacio y los tres grupos, cada uno con su contador y sus estados.

​
Agregar un estado

1

Abre Opciones de estado

Sigue los pasos anteriores.
2

Decide a qué grupo pertenece

Pregúntate si la etapa significa sin empezar, en marcha o terminado. Una etapa de revisión en la que alguien todavía tiene que actuar va en En curso, no en Hecho.
3

Haz clic en Agregar estado en ese grupo

Cada grupo tiene su propio botón Agregar estado, así que el grupo desde el que lo agregas define dónde queda.
4

Ponle nombre

Usa las palabras que tu equipo ya dice en voz alta. “Esperando al cliente” es más útil que “Bloqueado” si eso es lo que realmente pasa.
5

Guarda

Haz clic en Guardar, o en Cancelar para descartar. El nuevo estado aparece como columna en la vista Kanban de todas las listas del espacio.
También puedes renombrar estados, reordenarlos (lo que cambia el orden de las columnas) y asignarles un color. Los estados no se pueden eliminar.

​
Cambiar el estado de una tarea

Hay dos formas y ambas hacen lo mismo:
  • Arrastrar la tarjeta: en la vista Kanban, arrastra la tarjeta a la columna que corresponde. Es lo más rápido cuando estás recorriendo el tablero.
  • Editar la tarea: abre la tarea y cambia la propiedad Estado en el panel de detalle. Útil si ya estás dentro de la tarea agregando información.

​
Cómo diseñar un buen conjunto de estados

  1. Menos es más: cada estado es una columna, y un tablero con doce columnas se lee peor que uno con cinco.
  2. Cada estado debe ser una etapa real: si a la tarea no le pasa nada distinto en ese estado, probablemente sobra.
  3. Elige bien el grupo: un estado en Hecho indica trabajo terminado. No pongas ahí una etapa en la que alguien todavía tiene que actuar.
  4. Planifica antes de crear tareas: revisar los estados antes de que el equipo llene el espacio es mucho menos disruptivo que reorganizar un tablero lleno.
  5. Evita casi duplicados: dos estados con nombres parecidos en el mismo grupo suelen indicar que el proceso nunca se acordó del todo.

​
Preguntas frecuentes

No. Los tres grupos (Por hacer, En curso y Hecho) son fijos. Puedes agregar tus estados dentro de ellos.
Todos los que necesites. No hay límite.
En el espacio, desde Opciones de estado en su menú. Aplican a todas sus listas.
No. Si necesitas etapas diferentes, usa espacios separados.
Puedes renombrarlo, pero no eliminarlo.
Sí, y al hacerlo cambia el orden de las columnas del tablero.
Sí.
Porque el estado existe en el espacio aunque no tenga tareas. Es normal y te permite arrastrar trabajo a esa etapa.
No. Las tareas se quedan en su estado hasta que alguien lo cambie.

​
Artículos relacionados

Vistas Kanban y lista

Trabaja el tablero y filtra tus tareas.

Espacios, carpetas y listas

Planifica la estructura antes de definir estados.
Última modificación el 29 de septiembre de 2026