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No todo el trabajo debe ser visible para todo el equipo. En la gestión de proyectos puedes hacer privado un espacio, una carpeta o una lista individual, así restringes un proyecto concreto sin reorganizar nada más. Aquí verás cómo funciona la privacidad en cada nivel, la regla que los conecta y cómo compartir el trabajo restringido con quien lo necesita.

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Los tres niveles de privacidad

Fíjate que la redacción va en sentidos opuestos: en un espacio activas la privacidad; en una carpeta o lista desactivas la visibilidad pública. El efecto es el mismo, pero conviene leer la etiqueta en lugar de suponer hacia dónde va el interruptor. Como las tareas y subtareas viven dentro de una lista, restringir cualquier nivel superior cubre todo lo que tiene debajo.
Regla: un elemento nunca puede ser más público que el elemento que lo contiene. La privacidad se vuelve más estricta a medida que bajas en la jerarquía y nunca se afloja.

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La regla en la práctica

  • Un proyecto sensible dentro de un espacio abierto: deja el espacio abierto y haz privada solo esa lista. Nada más cambia.
  • Un departamento entero que otros no deben ver: haz privado el espacio. Todas sus carpetas, listas y tareas quedan cubiertas sin configurar nada más.
  • Una carpeta privada con varias listas de clientes: haz privada la carpeta y todas sus listas quedan restringidas, sin importar cómo se crearon.
La consecuencia práctica: para que algo sea visible, todos los niveles superiores también deben serlo. Si un compañero no ve una lista que creías compartida, revisa la carpeta y el espacio antes que la propia lista.

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Qué contiene la configuración del espacio

  • Nombre del espacio: editable, hasta 100 caracteres, con contador.
  • Color: el punto de color que aparece junto al espacio en el panel izquierdo.
  • Privacidad: la opción Espacio privado.
  • Compartir con: las personas que tienen acceso.
Los cambios se aplican con Guardar o se descartan con Cancelar. Nada cambia hasta que guardas.

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Hacer privado un espacio

1

Abre la página de tareas

Ve a Contactos → Tareas.
2

Abre el menú del espacio

Pasa el cursor sobre el espacio en el panel izquierdo y haz clic en su control de opciones.
3

Elige Configuración

Se abre el panel de configuración del espacio.
4

Activa Espacio privado

En la sección Privacidad, activa la opción.
5

Revisa la lista Compartir con

Confirma que estén las personas correctas y agrega a quien necesite acceso. Es clave si el espacio ya estaba en uso: quien no esté en la lista perderá la vista.
6

Guarda

Haz clic en Guardar, o en Cancelar si prefieres descartar.
El mismo proceso aplica a carpetas y listas.

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Compartir un espacio

1

Abre la configuración del espacio

Desde el menú del espacio, elige Configuración.
2

Ve a Compartir con

Ahí verás quién tiene acceso actualmente.
3

Agrega a las personas

Suma a cada persona que deba ver y trabajar en el espacio. Recuerda que el selector de responsable solo muestra a quienes tienen acceso, así que cualquiera que vaya a recibir tareas aquí debe estar en esta lista.
4

Guarda

Haz clic en Guardar.

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Quitar el acceso a alguien

  1. Abre la configuración del espacio, carpeta o lista.
  2. Busca a la persona en Compartir con. Antes de quitarla, revisa si tiene tareas asignadas ahí y reasigna lo que siga pendiente.
  3. Quítala y guarda.
Si una tarea está asignada a alguien que luego pierde acceso a la lista, la asignación se mantiene, pero esa persona ya no puede ver, editar ni interactuar con la tarea.

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Planificar el acceso antes de construir

  • Restringe al nivel más bajo posible: si solo un proyecto es sensible, haz privada esa lista en lugar de cerrar todo el espacio.
  • Usa un espacio privado cuando toda el área es confidencial: reclutamiento, finanzas o planificación interna son más simples como un solo espacio privado.
  • Comparte antes de asignar: el selector de responsable solo ofrece a personas con acceso.
  • Revisa de arriba hacia abajo: si alguien no ve algo, revisa el espacio, luego la carpeta y luego la lista. La restricción suele estar más arriba de lo que crees.
  • Cuidado al cerrar algo que estaba abierto: quien no esté en Compartir con pierde acceso a todo lo que contiene.

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Preguntas frecuentes

Sí. Espacios, carpetas y listas tienen su propia configuración de privacidad.
Sí. Un elemento nunca puede ser más público que el que lo contiene.
No. Siempre manda la privacidad del nivel superior.
Sí. Restringir la lista, su carpeta o su espacio cubre todas sus tareas y subtareas.
Solo las personas de su lista Compartir con.
Revisa la carpeta y el espacio que la contienen. Si alguno es privado, la lista sigue restringida.
No. La lista Compartir con indica quién tiene acceso, sin niveles de permiso por persona.
Porque el selector solo muestra a quienes tienen acceso. Agrégalo primero a Compartir con.
Se aplican al guardar. Si cancelas, no cambia nada.

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Última modificación el 29 de septiembre de 2026