Qué es la firma por roles
Cada rol representa a una parte del acuerdo. A cada rol le asignas elementos rellenables propios: firmas, fechas, iniciales o campos de texto. Puedes configurar hasta 6 roles por plantilla y reutilizarlos en todos los documentos que generes a partir de ella.Ventajas
- Ahorras tiempo: no vuelves a escribir los datos de cada firmante en acuerdos de comprador y vendedor, cliente y codeudor, o inquilino y fiador.
- Menos errores: los valores de cada rol se llenan solos al enviar.
- Flexibilidad por flujo: puedes cambiar el nombre, correo o teléfono de cualquier rol en el flujo, sin duplicar plantillas.
- Acuerdos complejos en un solo envío: ideal para inmobiliarias, contratistas y empresas de servicios que necesitan varias firmas (por ejemplo, comprador, vendedor y testigo).
Cómo funciona
Configurar los roles en la plantilla
1
Abre la plantilla
Ve a Pagos → Documentos y contratos → Plantillas y abre una plantilla existente o crea una nueva.
2
Agrega un elemento rellenable
En el editor, agrega una firma, una fecha, un campo de texto u otro elemento rellenable, y haz clic sobre él. Cada rol necesita al menos un elemento rellenable asignado.
3
Crea un rol
Con el elemento seleccionado, haz clic en Agregar rol para abrir el formulario del rol.
4
Configura el nombre y los datos del rol
Escribe un Nombre del rol descriptivo (por ejemplo, “Testigo”, “Comprador” o “Codeudor”). Este nombre aparece sobre el campo de firma que verá el firmante.Para el Nombre, Correo y Teléfono del rol tienes dos opciones:
- Valor fijo: escribes el dato directamente. Úsalo cuando esa parte siempre es la misma.
- Campo personalizado: eliges un campo del contacto, por ejemplo
{{contact.witness_name}}o{{contact.buyer_email}}. Úsalo cuando el dato cambia en cada acuerdo; Chateea lo toma de la ficha del contacto al enviar.
5
Asigna más elementos a los roles
El elemento que tenías seleccionado queda asignado al rol que creaste. Para asignar más elementos al mismo rol o a otros, agrega el elemento y elige el rol en el menú desplegable. Un rol puede tener varios elementos: por ejemplo, el comprador firma, pone sus iniciales y escribe la fecha.
6
Guarda la plantilla
Haz clic en Guardar. Cualquier flujo que use esta plantilla detectará automáticamente los roles definidos.
Enviar la plantilla desde un flujo de trabajo
1
Agrega la acción de envío
Ve a Automatización → Flujos de trabajo, crea o edita un flujo y agrega la acción Enviar documentos y contratos. Selecciona tu plantilla con roles.
2
Revisa la sección Asignar roles
Al elegir la plantilla aparece la sección Asignar roles, con todos los roles que tienen al menos un elemento asignado. Si usaste campos personalizados, verás las variables que se resolverán al ejecutarse el flujo; si usaste valores fijos, verás esos valores.
3
Cambia los datos de un rol (opcional)
Si un acuerdo necesita datos distintos, haz clic en Editar junto al rol y escribe otro nombre, correo o teléfono. Estos valores tienen prioridad sobre los de la plantilla y solo aplican a este flujo.
4
Guarda y publica
Guarda la acción y publica el flujo. Desde ese momento, cada contacto que entre al flujo recibirá un documento con todos los roles completos. Cada firmante recibe su enlace por correo si las notificaciones por correo están activadas en la acción.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos roles puedo definir en una plantilla?
¿Cuántos roles puedo definir en una plantilla?
Hasta 6 roles por plantilla. Cada uno debe tener al menos un elemento rellenable asignado.
¿Tengo que asignar el rol Contacto a algún elemento?
¿Tengo que asignar el rol Contacto a algún elemento?
Sí. Al menos un elemento rellenable debe estar asignado al rol Contacto para que la acción de envío del flujo funcione.
¿Puedo usar campos personalizados para los datos de un rol?
¿Puedo usar campos personalizados para los datos de un rol?
Sí, para el nombre, el correo y el teléfono. Se resuelven con la ficha del contacto al enviar. También puedes reemplazarlos con valores fijos en el flujo.
¿Qué pasa si cambio los datos de un rol en el flujo?
¿Qué pasa si cambio los datos de un rol en el flujo?
Los valores del flujo tienen prioridad y se usan para ese envío. La plantilla no cambia.
¿Puedo reutilizar una misma plantilla para distintos tratos?
¿Puedo reutilizar una misma plantilla para distintos tratos?
Sí. Usa campos personalizados para los roles estables y reemplaza en el flujo los datos de los roles que cambian.
¿En qué orden firman?
¿En qué orden firman?
El documento se envía a cada firmante en el orden que definiste al configurar los roles en la plantilla. Cada uno firma en su turno y completa sus elementos.
¿Todos los roles necesitan una firma?
¿Todos los roles necesitan una firma?
No. Un rol puede tener cualquier combinación de elementos: firmas, fechas, campos de texto u otros.
¿Funciona con propuestas y presupuestos?
¿Funciona con propuestas y presupuestos?
Sí. La firma por roles funciona también con plantillas de propuestas y presupuestos dentro de Documentos y contratos.
¿Dónde veo los roles de un documento enviado?
¿Dónde veo los roles de un documento enviado?
Abre el documento en Documentos y contratos. Verás cada rol con el nombre y correo del firmante, y si ya completó su firma.
Artículos relacionados
Valores de oportunidad en plantillas
Llena tus plantillas con datos de cada trato.
Tipos de firma
Decide si tus clientes dibujan o escriben su firma.
Orden de firma
Define quién firma primero en un documento.
Varios destinatarios
Envía un documento a varias personas.