Cómo funciona
Firmantes y destinatarios en copia
- Un destinatario con al menos un campo de firma asignado es un firmante.
- Un destinatario sin campos de firma es un destinatario en copia (CC): recibe el documento final, pero no firma.
- Puedes incluir a un usuario de tu equipo (por ejemplo, quien envía el documento) como uno de los firmantes.
Un enlace único para cada firmante
Cada firmante recibe su propio enlace, que lo lleva directo a su parte del documento. Así cada persona ve y firma solo los campos que le corresponden.PDF final y certificado de firma
Cuando todos los firmantes firman (y los destinatarios en copia lo ven), Chateea genera un PDF final con todas las firmas. Junto al PDF se crea un certificado de firma que registra, por cada firmante:- Dirección IP.
- Ubicación geográfica, cuando es posible obtenerla.
- Fecha y hora en que vio y en que firmó su parte.
Destinatario principal
El primer destinatario que agregas es el destinatario principal. Esto importa porque:- Los campos personalizados del documento (nombre, dirección, etc.) se rellenan con los datos de su contacto.
- Si tienes activada la creación automática de facturas, la factura se genera a su nombre cuando todas las partes firman o aceptan.
Agregar varios destinatarios
1
Abre o crea el documento
Ve a Pagos → Documentos y contratos y crea un documento nuevo o edita una plantilla.
2
Agrega los destinatarios
En la sección Destinatarios, añade a todos los contactos que participan. Agrega primero a quien debe recibir la factura y cuyos datos deben aparecer en el documento.
3
Asigna los campos de firma
Arrastra los campos de firma, iniciales o fecha y asígnalos a cada firmante con la opción Para ser firmado por del panel de propiedades.
4
Deja sin campos a quien solo debe recibir copia
Si un contacto no tiene campos asignados, recibirá el documento finalizado como destinatario en copia.
Buenas prácticas
- Cuida el orden: el primer destinatario define la factura y los datos del documento. Si te equivocas, reordena antes de enviar.
- Avisa a los destinatarios en copia: explícales que recibirán una copia de solo lectura y que solo los firmantes deben actuar.
- Revisa los campos antes de enviar: confirma que cada firmante tiene todos sus campos de firma y fecha en el lugar correcto. Si falta un campo obligatorio, el documento no podrá completarse.
- Verifica el certificado en contratos importantes: descárgalo y revisa que las IP, ubicaciones y horas coincidan con lo esperado, sobre todo si firman desde distintas zonas horarias o desde el celular.
- Si un firmante no responde: el documento queda pendiente en Esperando a otros. Reenvía el recordatorio o cancela y reasigna los campos.
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Orden de firma de los destinatarios
Define quién firma primero.
Facturas automáticas al firmar
Genera la factura para el destinatario principal.