Para qué te sirve
- Asegura que contratos y formularios se firmen dentro de un periodo válido.
- Evita que alguien firme un documento desactualizado u obsoleto.
- Marca los documentos vencidos automáticamente, sin seguimiento manual.
- Muestra el estado de vencimiento en la lista de documentos.
- Informa al destinatario con un aviso claro dentro del documento.
- Permite enviar un recordatorio antes de que venza para acelerar la firma.
Activar el vencimiento
La configuración se hace de forma global para tu cuenta, así todos tus documentos siguen la misma regla. Luego puedes cambiar el plazo en cada documento si lo necesitas.1
Abre la configuración
Ve a Pagos → Documentos y contratos y haz clic en Configuración.
2
Entra a Configuración de documentos
Selecciona Configuración de documentos en el menú de la izquierda.
3
Activa el vencimiento
Busca la sección Configuración de vencimiento y activa el interruptor.
4
Define el plazo predeterminado
Escribe el número de días tras los cuales vencerán los documentos. Este valor se puede cambiar en cada documento.
5
Activa el recordatorio (opcional)
Si quieres, activa el recordatorio para que los destinatarios reciban un aviso 1 día antes del vencimiento. Guarda los cambios.
La cuenta regresiva empieza en el momento en que se envía el documento y usa la zona horaria de tu cuenta.
Qué pasa cuando un documento vence
- Su estado cambia a Vencido en la lista de documentos.
- Si el destinatario intenta abrirlo, verá un aviso de que el documento venció.
- Las firmas y los campos para completar quedan desactivados, lo que protege la integridad del documento.
- Puedes volver a enviarlo o contactar al destinatario para seguir con el proceso.
Recordatorios de vencimiento
Puedes enviar un correo de recordatorio 1 día antes de que el documento venza, para reducir retrasos y documentos sin completar. Puedes personalizar:- El asunto.
- El contenido del correo.
- La marca y la identificación del remitente.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar la fecha de vencimiento después de enviar el documento?
¿Puedo cambiar la fecha de vencimiento después de enviar el documento?
No. Una vez enviado, la fecha de vencimiento queda fija. Si necesitas otro plazo, crea y envía un documento nuevo.
¿Los recordatorios están activados por defecto?
¿Los recordatorios están activados por defecto?
No. Debes activarlos manualmente, ya sea en la configuración global o en cada documento.
¿Qué pasa con los documentos después de vencer?
¿Qué pasa con los documentos después de vencer?
Quedan marcados como Vencido y siguen disponibles en tu panel para consultarlos. Los destinatarios ya no pueden firmarlos ni editarlos.
¿Se avisa al destinatario cuando el documento vence?
¿Se avisa al destinatario cuando el documento vence?
El destinatario ve un mensaje en la página del documento indicando que venció. No se envía una notificación automática después del vencimiento, salvo que la configures por otro medio (por ejemplo, con un flujo de trabajo).
¿Puedo desactivar el vencimiento después de activarlo?
¿Puedo desactivar el vencimiento después de activarlo?
Sí. Vuelve a Configuración de documentos y desactiva el interruptor cuando quieras.
¿El vencimiento usa la zona horaria del destinatario?
¿El vencimiento usa la zona horaria del destinatario?
No. Se calcula con la zona horaria de tu cuenta para mantener la consistencia.
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