El importador de HubSpot puede no estar disponible en todas las cuentas. Si no ves la opción Importar datos con la tarjeta de HubSpot, escribe a soporte de Chateea en [email protected] o por WhatsApp al +1 829-580-7071. Mientras tanto, puedes migrar con archivos CSV.
Qué se importa y qué se reconstruye
1. Prepara la migración
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Revisa tu cuenta de HubSpot
Haz una lista de todo lo que usas: CRM, workflows, campañas, llamadas, SMS y herramientas de comercio. Documenta tus workflows, pipelines y campañas, y calcula cuántos contactos, negocios y correos vas a migrar.
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Define objetivos y prioridades
Decide qué datos y funciones son críticos y migra eso primero.
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Limpia y respalda
Elimina duplicados en HubSpot y exporta una copia de seguridad de contactos, empresas, negocios, tickets y demás registros importantes.
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Prepara tu cuenta de Chateea
- Usa una cuenta limpia si puedes: sin datos creados a mano, los errores y duplicados son mucho más fáciles de revisar.
- Activa Permitir duplicados en contactos y oportunidades antes de importar. El bloqueo de duplicados provoca muchos errores evitables; vuelve a activarlo al terminar.
- Idioma: se recomienda tener la cuenta en inglés mientras dura la importación.
2. Importa tus datos del CRM
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Abre la importación
Desde Contactos (o Empresas u Oportunidades), abre el menú Importar arriba a la derecha y elige Importar datos.
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Conecta HubSpot
Haz clic en Conectar HubSpot, inicia sesión y autoriza el acceso.
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Elige qué traer
Marca Contactos, Tareas, Negocios y Empresas. Si eliges Negocios, Contactos se marca automáticamente porque es obligatorio. El asistente agrega solo los datos relacionados necesarios (propiedades, pipelines con sus etapas, notas y asociaciones).
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Confirma e inicia
Revisa la tabla con los registros encontrados, ajusta con el ícono de lápiz qué propiedades incluir y haz clic en Confirmar e iniciar la importación.
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Revisa los resultados
La importación corre en segundo plano y puedes cerrar la ventana. En el Historial de importaciones abre los detalles para ver totales, éxitos, errores y advertencias. Filtra por Error y descarga el CSV para corregir en HubSpot y volver a ejecutar.
Límites que conviene conocer
Si migras con CSV
Si prefieres archivos, exporta desde HubSpot contactos y empresas (Contacts → Contacts y CRM → Companies) y negocios (Sales → Deals) en CSV. Luego impórtalos con Importar contactos desde CSV, Importar empresas con CSV e Importar oportunidades desde CSV, después de crear tus pipelines en Oportunidades → Pipelines.Productos y facturas
Exporta tu catálogo desde HubSpot y recrea los productos en Pagos → Productos. Para cobrar, usa las facturas y los enlaces de pago de Chateea. Ver Importar productos desde CSV.3. Reconstruye tus workflows
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Documenta tus workflows de HubSpot
Anota cada workflow activo con sus disparadores, acciones y esperas, y evalúa su complejidad.
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Crea los disparadores
Ve a Automatización → Flujos de trabajo y configura disparadores equivalentes, como envío de formulario o cambio en un contacto.
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Recrea acciones y esperas
Agrega acciones como enviar correo o SMS, aplicar etiquetas o mover la etapa de una oportunidad, con sus esperas y condiciones.
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Prueba antes de activar
Ejecuta cada flujo con un contacto de prueba y ajusta según el resultado.
4. Reconstruye tus campañas de marketing
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Correos
Guarda copias en HTML de tus plantillas de HubSpot y recréalas en Marketing → Correos → Plantillas. Prueba el formato antes de enviar a tu lista. Ver Lanza tu primera campaña de correo.
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Páginas de destino y formularios
Descarga el HTML de tus páginas y reconstrúyelas en Sitios → Embudos o Sitios → Sitios web. Recrea tus formularios en Sitios → Formularios y conecta cada formulario y botón con tus flujos de trabajo.
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Campañas
Vincula correos, páginas y formularios de cada campaña y configura el seguimiento que necesitas.
5. Configura llamadas, SMS y bandeja de entrada
- Llamadas y SMS: configura tus números en Configuración → Sistema telefónico y crea en Automatización → Flujos de trabajo las automatizaciones de SMS y llamadas, de modo que toda la comunicación quede registrada en el contacto.
- Bandeja de entrada: en Conversaciones, conecta tus canales (correo, SMS, WhatsApp, Facebook Messenger) y verifica que los mensajes lleguen a la bandeja correcta.
6. Verificación final y capacitación
- Valida los datos: compara registros entre HubSpot y Chateea, incluidas las asociaciones críticas.
- Marca el origen: etiqueta los contactos importados para que tus informes de atribución los distingan. Ver Importa tus contactos.
- Reactiva el bloqueo de duplicados en contactos y oportunidades.
- Valida flujos y campañas y prueba cada canal de comunicación.
- Capacita a tu equipo en lo que cambia respecto a HubSpot.
7. Cierra HubSpot
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Opera en paralelo
Mantén HubSpot activo durante la transición y reduce su uso poco a poco.
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Haz un respaldo final
Asegúrate de tener guardado todo antes de cancelar.
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Cancela tu suscripción
Sigue el proceso de cancelación de HubSpot.
4
Revisa el resultado
Documenta lo aprendido y sigue monitoreando tu cuenta de Chateea.
Preguntas frecuentes
¿La importación sobrescribe mis registros existentes?
¿La importación sobrescribe mis registros existentes?
No. Los registros importados se agregan junto a los que ya tienes. Por eso se recomienda una cuenta limpia y tener activado Permitir duplicados durante la importación.
¿Puedo volver a importar o continuar donde me quedé?
¿Puedo volver a importar o continuar donde me quedé?
Sí. Inicia una nueva importación desde Importar datos. Cada ejecución queda registrada por separado, así que puedes comparar intentos y revisar el CSV de errores anterior.
¿Por qué hay menos registros encontrados que en HubSpot?
¿Por qué hay menos registros encontrados que en HubSpot?
El conteo solo incluye lo que el importador puede relacionar y traer. Una diferencia pequeña, sobre todo en campos personalizados, es normal.
¿Se migran mis workflows de HubSpot?
¿Se migran mis workflows de HubSpot?
No. Los workflows se documentan y se reconstruyen en Automatización → Flujos de trabajo.
¿Debo cancelar HubSpot en cuanto termine la importación?
¿Debo cancelar HubSpot en cuanto termine la importación?
No. Opera en paralelo un tiempo, confirma que todo funciona, haz un respaldo final y luego cancela.
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