Migra estos nueve componentes: contactos, usuarios, calendarios, oportunidades, formularios, contratos, sitios, automatizaciones y analítica.
Cómo exportar datos de Zoho CRM
Varios pasos de esta guía usan el mismo proceso de exportación de Zoho CRM:1
Abre la exportación
Haz clic en Setup (ícono de engranaje, arriba a la derecha), entra a Data Administration y elige Export.
2
Elige el módulo
Haz clic en Start an Export y selecciona el módulo: Contacts, Users, Appointments o Deals.
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Elige los campos
Exporta los campos de una vista personalizada, todos los campos o solo los que elijas. Para contactos, usuarios y negocios, incluye siempre el correo o el teléfono: Chateea los necesita para identificar cada registro.
4
Descarga el archivo
Haz clic en Export. La exportación aparece en el historial con el estado “In progress”. Cuando cambie a “Completed”, pasa el cursor sobre la fila y haz clic en el enlace de descarga.
Zoho exporta como máximo 200.000 registros por vez (los más antiguos), en un CSV comprimido en ZIP. El enlace de descarga dura 7 días.
1. Migra tus contactos
1
Prepara los datos en Zoho
Convierte tus listas de correo y segmentos en etiquetas antes de exportar. Serán tus etiquetas de migración.
2
Exporta el módulo Contacts
Sigue el proceso de exportación descrito arriba.
3
Prepara el CSV
- Fechas en formato
AAAA-MM-DD. - Codificación UTF-8 para acentos y caracteres especiales.
- Sin saltos de línea, emojis ni caracteres innecesarios.
- Crea en Configuración → Campos personalizados los campos que necesites.
4
Importa en Chateea
Ve a Contactos → Importar contactos, sube el archivo, asigna cada columna a su campo y aplica una etiqueta de origen como
importado-zoho. Haz clic en Importar.5
Revisa y segmenta
Compara los datos con Zoho y recrea tus listas y segmentos como listas inteligentes a partir de tus etiquetas de migración. Ver Listas inteligentes.
2. Migra tus usuarios
Zoho también exporta hasta 200.000 usuarios en CSV, pero en Chateea los usuarios se agregan a mano con sus permisos.1
Exporta el módulo Users
Sigue el proceso de exportación de Zoho CRM.
2
Organiza el archivo
Abre el CSV como hoja de cálculo, confirma que cada usuario tiene un correo único y agrúpalos por equipo con los permisos que necesita cada uno.
3
Agrega los usuarios en Chateea
Ve a Configuración → Mi equipo y haz clic en + Agregar empleado. Elige si es administrador o usuario y configura sus permisos por función. Ver Invita a tu equipo.
3. Migra tus calendarios (Zoho Bookings)
Las citas se exportan para respaldo y los calendarios se recrean a mano.1
Exporta las citas
Exporta el módulo Appointments con el proceso de Zoho CRM y guarda el archivo.
2
Documenta tus servicios
En Zoho Bookings, haz clic en el ícono Manage Business (arriba a la derecha) y luego en Workspaces. Entra a cada espacio de trabajo y anota la configuración, las integraciones y los usuarios de cada servicio.
3
Crea los calendarios en Chateea
Ve a Configuración → Calendarios y recrea cada servicio con sus recordatorios, ajustes, usuarios y ubicaciones. Para citas recurrentes, define las reglas de repetición a mano.
4
Conecta tus calendarios externos
En Calendarios → Configuración de calendarios → Conexiones, agrega la sincronización con Google u Outlook.
5
Prueba
Verifica que cada calendario funcione igual que en Zoho Bookings.
4. Migra oportunidades y pipelines
Los Deals de Zoho siguen el ciclo de venta: etapas, montos, probabilidad y pronóstico.1
Exporta el módulo Deals
Sigue el proceso de exportación de Zoho CRM.
2
Crea los pipelines
Ve a Oportunidades → Pipelines → + Agregar pipeline y crea pipelines y etapas equivalentes. Agrega los campos personalizados de oportunidad que necesites. Ver Campos personalizados de oportunidades.
3
Importa las oportunidades
Prepara el CSV con los requisitos de Chateea, abre el pipeline de destino y usa el menú de tres puntos (arriba a la derecha) para importar. Asigna cada columna a su campo. Ver Importar oportunidades desde CSV.
4
Verifica
Revisa que no falten datos ni haya campos mal asignados.
5. Migra tus formularios (Zoho Forms)
1
Exporta las respuestas
En Zoho Forms, entra a cada formulario, exporta las respuestas en CSV y guarda la estructura del formulario si está disponible.
2
Recrea los formularios
Ve a Sitios → Formularios, crea un formulario nuevo y agrega los mismos campos y etiquetas.
3
Configura las acciones
Replica las notificaciones y la lógica condicional que tenías en Zoho.
6. Migra contratos y documentos (Zoho Contracts)
1
Descarga tus contratos
En Zoho, abre la pestaña Contracts y descarga una copia de cada plantilla o estructura de contrato.
2
Recréalos en Chateea
Ve a Pagos → Documentos y contratos y crea un documento nuevo con el texto, los campos personalizados y las firmas. Ver Cómo usar documentos y contratos.
3
Configura las acciones
Configura el envío, las notificaciones y el orden de firma. Ver Orden de firma.
7. Migra tu sitio web (Zoho Sites)
Zoho Sites no permite exportar la estructura del sitio. Copia el contenido a mano y reconstrúyelo.1
Reúne el contenido
Guarda el HTML y CSS que necesites, descarga los medios y documenta el SEO (títulos, descripciones) y el nombre de cada página.
2
Reconstruye el sitio
Ve a Sitios → Sitios web o Sitios → Embudos y recrea cada página con su contenido y su SEO.
3
Desconecta el dominio de Zoho
Entra a Zoho Directory, abre Admin Panel en el menú izquierdo, ve a la pestaña Custom Domain y haz clic en Delete junto al dominio.
4
Conéctalo a Chateea
Ve a Configuración → Dominios → Agregar dominio y escribe tu dominio. Ver Conectar un dominio raíz o subdominio.
8. Migra tus automatizaciones
Las automatizaciones de Zoho (reglas, respuestas automáticas, puntuación de leads) se documentan y se reconstruyen.1
Documenta todo en Zoho
- Reglas de flujo: Setup → Automation → Workflow Rules.
- Respuestas automáticas: en la pestaña Leads o Contacts, More Actions (tres puntos) → Autoresponders.
- Puntuación: Setup → Automation → Scoring Rules.
2
Recrea la puntuación
Ve a Configuración → Gestionar puntuación y agrega reglas con el mismo cálculo que en Zoho. Ver Puntuación de interacción.
3
Recrea disparadores y acciones
Ve a Automatización → Flujos de trabajo y reconstruye respuestas automáticas, secuencias de correo y asignación de tareas. Usa la acción de editar la puntuación de interacción para replicar las reglas de puntuación que falten.
9. Migra tu analítica
1
Exporta Zoho Analytics
Exporta o copia los datos y reportes que quieras conservar.
2
Recrea tus reportes en Chateea
Crea paneles con widgets personalizados que muestren las métricas que seguías en Zoho. Ver Crear un panel personalizado.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos registros puedo exportar de Zoho a la vez?
¿Cuántos registros puedo exportar de Zoho a la vez?
Hasta 200.000 registros por exportación, empezando por los más antiguos. Si tienes más, haz varias exportaciones.
¿Por qué necesito correo o teléfono en cada registro?
¿Por qué necesito correo o teléfono en cada registro?
Chateea identifica a cada contacto por su correo o su teléfono. Los registros sin ninguno de los dos no se pueden importar como contacto.
¿Se migran los usuarios automáticamente?
¿Se migran los usuarios automáticamente?
No. Exportas la lista para organizarla, pero cada usuario se agrega a mano en Configuración → Mi equipo con sus permisos.
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